Wenn das Wörtchen ‚wenn’ nicht wär’…
…wär’ ich schon längst mit allem fertig?!
So oder so ähnlich könnte der Spruch für die Mehrheit von uns abgewandelt bzw. angepasst werden.
Es ist doch wirklich verblüffend, dass wir Projekte bzw. Vorhaben extra so planen, dass genug Zeit ist um sie fertig zu stellen. Aber dann beginnen wir zu spät damit oder halten den Zeitplan im weiteren Verlauf nicht ein.
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Und dennoch erreichen wir in vielen solcher Fälle unser Ziel. Manche können sich sogar richtig darauf verlassen, dass sie das Ziel erreichen, vor allem wenn (oder weil) sie erst dann so richtig loslegen, wenn die Zeit knapper wird – gehörst du auch dazu?
Es erinnert an die tägliche Aufgabe einen Tagesplan aufzustellen und Aufgaben zu priorisieren. Denn oft haben wir eine starke Neigung dazu, die (vermeintlich) dringenden Aufgaben sofort erledigen zu wollen.
Wir denken, wir müssen sie erledigen. Sie lösen in uns einen Druck aus, da sie bereits in absehbarer Zeit fertig gestellt sein sollten.
Bearbeiten wir dringende Aufgaben, sind wir meist recht zügig und vor allem sehr stark konzentriert.
Wir assoziieren dringend also mit wichtig. Aber Vorsicht: Das stimmt nicht immer! Es gibt nämlich viele dringende aber unwichtige Aufgaben. Die sollten erst nach den wirklich wichtigen Aufgaben bearbeitet werden.
Drehen wir den Spieß um!
Das Prinzip, welches hinter diesem Phänomen 'dringenden Aufgaben verleihe ich Wichtigkeit und bearbeite sie äußerst konzentriert und fokussiert' steckt das Prinzip namens 'Parkinson'. Kurz gesagt beschreibt das Parkinson'sche Prinzip:
"Wir brauchen so lange für eine Aufgabe, wie wir Zeit für diese haben"
Bleibt uns also nicht mehr viel Zeit, so beginnt unser Kopf sich sehr stark auf die Aufgabe zu konzentrieren, damit sie noch innerhalb der Deadline fertig wird. Unser Körper hat jetzt richtig Druck zügig zum Ergebnis zu kommen.
Warum das Parkinson'sche Prinzip letztendlich funktioniert ist, weil es in uns einen Flow auslöst. Eine Welle an Fokus und Konzentration die es ermöglicht Ablenkungen auszublenden und unwichtiges nicht zu beachten. Wir werden erstaunlich produktiv!
Der Kreis schließt sich
Woher kommen überhaupt viele dringende Aufgaben? (Ich spreche hier vor allem von wichtigen dringenden Aufgaben)...
Meistens entstehen sie durch Aufgaben, die zuvor ausschließlich wichtig waren und noch genug Zeitpuffer hatten. Für Aufgaben, die nämlich besonders effektiv bearbeitet werden sollen und eine pufferreiche Deadline haben, nehmen wir uns sehr viel Zeit.
Denn jedes Mal wenn wir an einer solchen Aufgabe arbeiten, wissen wir, dass wir noch genug Zeit haben. Wir können uns in Details verlieren und sehr viel Zeit investieren. Natürlich sind Details wichtig, vor allem wenn es auf die Qualität des Ergebnisses ankommt.
Aber mal ehrlich: wie oft halten wir uns dabei mit unwichtigen Dingen auf? Und wie oft lassen wir uns dabei, zum Beispiel von Social Media, ablenken? Dafür geht auch einiges an Zeit 'drauf'. Ohne dass wir es wirklich merken, Wir verspüren also noch keinen richtigen Druck (obwohl die Aufgabe wichtig ist) und lassen uns nicht in einen Konzentrationsflow mitreißen.
Ergo: Diese Aufgaben finden sich alsbald auf unserer wichtig-UND-dringend-Liste wieder!
Das Parkinson'sche Prinzip für sich nutzen!
Wir könnten uns jetzt natürlich auf dieses Prinzip verlassen und uns bequem zurücklehnen während wir denken: "ach, ich warte einfach bis die Deadlines näher rücken, dann werde ich schon anfangen/ weitermachen und es irgendwie hinkriegen. Schließlich muss es ja fertig werden, also irgendwie wird es das auch."
Nein, das sollte nicht unsere default-Einstellung sein. Es kann uns nämlich ganz schon in die Bredouille bringen, wenn dann im quasi letzten Moment noch unvorhergesehene, dringende Aufgaben dazukommen. Der Tag hat nur 24 Stunden und daran wird sich leider nichts ändern.
Nutzen wir das Parkinson'sche Prinzip zu unserem Vorteil indem wir eigene, frühere, Deadlines setzen und diese in unseren Kalender eintragen. Wir können noch eins drauf setzen und unseren Kollegen oder Vorgesetzten davon berichten, dass sie unser Ergebnis an (exaktes Datum) bekommen.
Vorteil
Wir bringen uns damit früher in den Flow voller Konzentration und Fokus ohne den Puffer zu verlieren. Wir priorisieren die tatsächlich wichtigen Aufgaben! Wir arbeiten von Beginn an produktiver. Wozu führt das? Zu absolut mehr Zufriedenheit, mehr Spaß und Motivation im Job! Erfolg macht eben stolz und Lust auf mehr 😉
Voraussetzung
In der Praxis hat sich herausgestellt, dass die jeweilige Konsequenz bei nicht-einhalten der Deadline ein großer Faktor für das Funktionieren des Parkinson'schen Prinzips ist.
Je schlimmer die Konsequenz, desto stärker unser Flow.
Tipp
Nachdem wir unsere eigenen Deadlines in den Kalender oder Produktivitäts-Tracker übertragen haben, planen wir einfach direkt neue wichtige Aufgaben, die im Anschluss daran bearbeitet werden müssen.
Halten wir die Deadline dann nicht ein, schaffen wir sowohl die aktuelle Aufgabe nicht, und die danach geplante Aufgabe beginnt nicht pünktlich! Außerdem rechnen unsere Kollegen und Vorgesetzte auch mit unseren fertigen Ergebnissen.
Diese Tipps helfen auch euch hoffentlich das Parkinson'sche Prinzip bewusst anzuwenden und in den Flow zu kommen, bevor es fast zu spät ist zw. bevor unvorhergesehene andere Tätigkeiten eure Aufmerksamkeit benötigen!
Ergänzung
Das Parkinson'sche Prinzip bedeutet im Umkehrschluss auch: Planen wir viel Zeit für eine Aufgabe ein, werden wir diese Zeit auch benötigen und ausnutzen, bis wir fertig sind. Allerdings nicht immer produktiv. Planen wir weniger Zeit für eine Aufgaben ein, werden wir diese auch in kürzerer Zeit und meist produktiver, erledigen.
Nachteil
Der zeitliche Druck, ob künstlich oder natürlich, stresst unseren Körper.
Empfehlung
Es ist zu empfehlen auch andere Wege zu nutzen, um in den Sog der Konzentration und Fokus zu gelangen, Ablenkungen auszublenden und produktiv zu arbeiten.
Denn wer erfolgreich ist, der hat mehr Freude, ist motivierter und glücklicher. Sowohl innerhalb der Arbeit als auch im Privaten!
Dennoch, es lohnt sich das Parkinson'sche Prinzip mal zu beobachten und selbst auszuprobieren ;-)!