Wie Sie sich zukünftig bewusst zwischen einer effizienten und effektiven Vorgehensweise entscheiden!
Zwei ähnliche Begriffe, die manchmal fälschlicherweise als Synonyme verwendet werden. Gerade im Joballtag begegnen sie uns regelmäßig. Umso wichtiger zu erkennen was sich hinter ihnen verbirgt und wie Sie sich dieses Wissen zu Nutze machen können!
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Effizienz
Der Begriff steht für Wirtschaftlichkeit. Je effizienter ich arbeite, desto smarter arbeite ich. Bin ich mir unsicher, lässt sich die Frage stellen: Ist mein jeweiliges Vorgehen der schnellste Weg, mich mein Ziel zu erreichen? Diese Frage mit "Ja" zu beantworten bestätigt eine effiziente Herangehensweise. Das heißt ich wähle den Weg des geringsten Aufwandes. Anders gesagt, effizient zu arbeiten bedeutet, „die Dinge richtig zu tun“.
Sollten wir dann nicht ausschließlich effizient sein?
Das sollte man meinen, doch garantiert effizientes Arbeiten nicht immer ein hochqualitatives Ergebnis. Zwar ist die Vorgehensweise oft zeit- und kostensparend, darunter leidet jedoch auch die Qualität das Ergebnisses.
Effektivität
Aufgaben, die meine Zielerreichung direkt beeinflussen, sollten möglichst effektiv bearbeitet werden. Anders gesagt, ich versuche die Aufgaben mit dem maximal besten Ergebnis zu erfüllen. Denn das Ergebnis hat eine große Auswirkung auf das Erreichen meines Ziels. Manchmal hilft es sich zu fragen: Bringt das überhaupt etwas für das Erreichen meiner Ziele?
-Wenn ja, empfehle ich die Aufgabe unbedingt fortzuführen. Am besten ungeachtet wie viel Zeit sie in Anspruch nehmen wird.
-Wenn nein, empfehle ich die Aufgabe effizient zu bearbeiten. Legen Sie sich einen Zeitrahmen fest und holen sie in dieser Zeit das bestmögliche Ergebnis raus.
Ist Effektivität das A und O?
Nun, nur wenn wir an den richtigen Stellschrauben drehen, können wir unseren Zielen überhaupt näher kommen. Insofern ist Effektivität besonders dann gefragt, wenn wir z.B. Entscheidungen treffen und Pläne erstellen. Da auf dem Weg zu jedem Ziel auch Tätigkeiten anfallen werden, die getan werden müssen, obwohl sie nur bedingt oder gar nicht zur Zielerreichung beitragen oder zwar dringend aber nicht besonders wichtig sind, ist die effiziente Vorgehensweise eine kosten- & zeitsparende Lösung.
Entscheiden Sie sich ab sofort bewusst...
Quelle: © Maksym Yemelyanov – stock.adobe.com
... für Effektivität
... für Effizienz
Wichtig: Dies sind grobe Richtlinien, die wir bei einer Entscheidung heranziehen können. Wichtig ist, dass wir verstehen, dass uns beide Vorgehensweisen zum Ziel bringen, sich allerdings die Wege dorthin unterscheiden.
Würden wir ausschließlich effektiv arbeiten, bedeute dies zwar ein maximal qualitatives Ergebnis. Gleichzeitig müssten wir aber mit einem entsprechend hohen Zeit- & Kostenaufwand rechnen. Dies macht v.a. für wichtige Aufgaben unbedingt Sinn, denn Qualität überzeugt!
Es gibt jedoch auch Aufgaben, die weniger wichtig sind, aber dennoch erledigt werden müssen. Für solche eignet sich eine effiziente Vorgehensweise, da hier der Fokus nicht auf der maximalen Qualität des Ergebnisses liegt. Der folgende Abschnitt verrät Ihnen wie Sie sich anhand einer sinnvollen Priorisierung für Effektivität oder Effizienz entscheiden können.
Täglich grüßt das Murmeltier
Jeden Tag bestimmen wir unsere Aufgaben und Ziele, versuchen unsere Zeit optimal einzuplanen, und die nötige Flexibilität für unvorhergesehene, wichtige Aufgaben zu haben. Am einfachsten funktioniert das mit einer sinnvollen Priorisierung, beispielsweise nach dem Eisenhower-Prinzip. Nachdem Sie Ihre Aufgaben diesen Kategorien zugeordnet haben, lässt sich deutlicher und leichter ableiten, an welche Aufgaben Sie nun eher effizient und an welche effektiv vorgehen sollten.