Zeitmanagement

ZEIT: Ein wertvolles Gut! 5 praxisnahe Tipps wie Du Dir selbst Zeit zum Geschenk machst!

Im Durchschnitt verbringt jeder ca. 70% seiner Zeit in der Arbeit – an dem Ort, an dem wir vielen Menschen um uns herum unsere Zeit schenken, außer uns selbst!

Zeit für Zeitmanagement!

In IT-Organisationen wird im Schnitt sage und schreibe mehr als die Hälfte der Zeit für ungeplante und/oder dringende Angelegenheiten verbrannt.

Kennst Du nicht auch die Situationen, wenn Kollegen rein stürmen, um sich zu erkundigen, ob Projekt xy testbereit ist? Oder wenn Emails zu kurzfristigen Status-Updates mehrerer Projekte rein flattern, die alle gleichermaßen dringend und am besten noch überschneidend stattfinden sollen?

Wie soll man schaffen noch selbst die eigene Zeit zu managen?

Genau dafür beinhaltet dieser Artikel im Weiteren 5 praxisnahe Tipps, die jedem sofort mindestens 4 Stunden pro Tag sparen. Sodass der Begriff Zeitmanagement wieder zu einem Wort zählt, welches wir mit einem positiven Gefühl assoziieren.

Was bedeutet Zeitmanagement?

Die Mission von Zeitmanagement ist, wieder viel mehr Freude und Fokus in den eigenen (beruflichen / privaten) Alltag zu bekommen.

Das Geheimnis um den Erwerb von Zeitmanagement ist die Bereitschaft für Änderungen. Nur, wer bisherige Gewohnheiten und eingesessene Prozesse hinter sich lässt, bringt zeitfressende Faktoren zum Schmelzen und erlangt die Zügel der Zeit in die eigenen Hände!

Kontrolle über seine Zeit zu erlangen wird dazu führen, einige Gewohnheiten die sich eingeschlichen haben abzulegen. Der Alltag wird sich ändern. 

Einfacher gesagt als getan...

Es gibt keinen Grund dafür, bisherige Prozesse unberührt weiterlaufen zu lassen, NUR weil das SCHON IMMER so gemacht wird. Außer, die Prozesse sind wirklich gut.  Sich für eine Veränderung auszusprechen ist einfacher, als sie ernst zu nehmen und in die Tat umzusetzen.  Wer klagt „es liege nicht an ihm/ihr selbst, „man habe es selbst nicht in der Hand“, „das wird sich eh nicht ändern“, „ich versuche es ja“, und ähnliches, der will sich schlicht weg einfach nicht verbessern.

Bist Du bereit?

Überlege Dir nun genau, ob Du WIRKLICH etwas verändern möchtest, bevor Du jetzt weiterliest. Denn der folgende, sehr praxisnahe und  wertvolle Inhalt ist NUR dann für Dich sinnvoll, wenn mehr Zeit zu haben wirklich Dein Ziel ist.

Erfahre jetzt wie Du dir selbst ZEIT SCHENKST und DEINE ZIELE erreichst, ohne Störfaktoren die Chance zu geben Dich davon abzuhalten oder zu verlangsamen! So änderst Du Deine persönliche Einstellung und Haltung Dir selbst gegenüber und wächst stetig über Dich hinaus, um ZEIT zukünftig zu etwas zu machen, über das Du bestimmst!

5 Tipps, wie Du weniger Zeit verlierst!

Zeit wird in unserer aktuellen Gesellschaft immer wertvoller.  Wir Menschen haben unzählige Möglichkeiten unsere Zeit zu investieren. Das sind Hobbies, Familie, Freunde, das eigene Business, Urlaube, Sport aber auch für Weiterbildungen, Seminare, Meetings, etc.

Während sich das Angebot an Aktivitäten die uns Zeit „kosten“ ausdehnt, wird der Tag immer bei 24 Stunden bleiben. Die Rechnung scheint simple: Es gibt weniger zeitlichen Raum für Neues. Folglich müssen Aktivitäten verschoben oder abgesagt werden. Oder man terminiert sie so, dass sie die vorhandene Zeit optimal nutzen und nicht verschwenden.

Genau darum geht's!

Denn hier liegt das Problem! Die Mehrzahl an Menschen wissen gar nicht, wie sie sich ein System schaffen, welches ihnen letztendlich Zeit schenkt!

Jeder dritte Angestellte macht unklare Prozesse und Prioritäten für das eigene fehlerhafte Verhalten oder Scheitern verantwortlich. Allerhöchste Zeit Dir jetzt hier mit auf den Weg zu geben, wie Du Deine Prozesse und Prioritäten in die Hand nimmst und keine Zeit mehr verschwendest!

ZEITMANAGEMENT-TIPP NR.1: Zentrale Aufgabensammlung 

Unser Tagesplan ist oft so gefüllt, dass zusätzliche, ungeplante Aufgaben, die über Zwischenrufe oder Flurfunk, auf uns einprasseln drohen vergessen zu werden. Was dann passiert, ist in den meisten Fällen schon eher die Regel als eine Ausnahme: Aufgaben, die zunächst nicht dringend waren, werden plötzlich zu einem Notfall. Entweder weil wir es vergessen, oder schlichtweg schlecht priorisiert haben.

Du brauchst eine zentrale Aufgabensammlung

Schaffe bzw. benenne EINEN zentralen Ort, an dem Du alle Deine Aufgaben sammelst. Weil je weniger unterschiedliche Quellen Du bei der Erstellung deines Tagesplans und während deines Arbeitstages berücksichtigen musst, desto weniger wirst Du vergessen. Das ermöglicht Dir eine stabilere Planung, die auch ad hoc Anliegen besser abfangen kann, da Du Dir eine exakte Übersicht über alles verschaffst und dadurch viel besser priorisieren wirst.

Wenn sich Deine Kollegen nicht daran halten Dir ausschließlich per Mail, per Work Management Tool oder einem anderen geteilten System/ Dokument Aufgaben zuzuteilen, dann übernimm Du die Verantwortung dafür und sammle die Aufgaben an einem zentralen Ort.

Business-Beispiel:

Sehr erfolgreiche IT-Unternehmen verbringen dadurch nur rund 5 % ihrer Zeit mit ad hoc bzw. ungeplanten Aufgaben im Gegensatz zu 45-55% Zeitaufwand bei weniger erfolgreichen IT- Unternehmen.

Und sehr erfolgreiche Mitarbeiter gewinnen durch diesen Tipp durchschnittlich 4 Stunden mehr Zeit pro Tag!

ZEITMANAGEMENT-TIPP Nr.2 -  Das Meeting-Dilemma

Es ist fast unglaublich und es schien bisher kein Zurück zu geben: Rund ein Drittel aller Meetings sind ad hoc Termine und mehr als 50% aller Meetings werden von ihren Teilnehmern als wertlos empfunden! Hinzu kommt, dass Meetings große, wiederkehrende Zeitblöcke sind, die natürlich keiner der Mitarbeiter in sein Zeitmanagement einberechnet haben kann, die aber jede Tagesplanung vollkommen durcheinanderbringen bzw. verschieben.

Die schlechte Nachricht ist: keine Meetings sind auch keine Lösung.

Du brauchst Struktur und Übersicht

Die gute Nachricht ist, wir haben Dir hier 7 magische Tipps zusammengestellt, die für ein Ende des Meeting-Dilemmas sorgen.

​Zusätzlich ist eine Unterstützung durch Tools empfehlenswert, die Dich und Deinen Projektfortschritt tracken, Dir Deinen Aufgabenstatus in Echtzeit übermitteln und bereits errechnen, welche Aufgaben folglich als nächsten anstehen.

Weitere Tools

Unabhängig davon sind weiterhin noch Tools zu empfehlen, die die Teamzusammenarbeit durch einfache Kommunikation stärken. Das spart Dir und allen Kollegen am Ende wieder enorm Zeit. Soziale Kommunikation, z.B. über Fehler, kann anderen bis zu 35% Zeit fürs Suchen sparen! Und ein Team gewinnt somit um ca. ein Viertel an Produktivität.

ZEITMANAGEMENT -TIPP NR. 3 - Harmlos wirkende Unterbrechungen 

Satte 28% der Zeit in der Arbeit werden durchschnittlich für kleine, harmlos wirkende Unterbrechungen verbrannt! Die Anzahl der Fehler in der Arbeit steigt leider mit der Anzahl von Unterbrechungen! Durchschnittlich dauert eine Ablenkung 25 Minuten und weitere 25 Minuten braucht es, bis Du Dich wieder in einer so tiefen Konzentration wie zuvor befindest.

Fast eine ganze Stunde geht also wegen nur einer Unterbrechung drauf. Man traut es sich kaum vorzustellen, aber nennen wir das Kind beim Namen: jeder hat täglich sicherlich mehr als eine Unterbrechung, was bedeutet mehrere Stunden drastischer Zeitverlust! Aber auch hier ist Zeitmanagement möglich, auch wenn Du nicht alle Unterbrechungen auslöschen kannst – aber Du kannst sie beeinflussen und somit abfedern.

Du brauchst Transparenz

Das Stichwort hier ist das Schaffen und Leben von Transparenz innerhalb Deines Teams und ggü. Deinem Vorgesetzten. Lass’ sie all das wissen, was Du auch weißt, damit sie Dich beispielsweise nicht immer fragen und stören müssen.

Wenn ein Unternehmen komplett gläsern und das auch noch in Echtzeit ist, dann stellen sich bestimmte Probleme und Fragen erst gar nicht. Aktivitäten werden anders angegangen und Probleme präventiv minimiert. Das heißt also auch, dass Unterbrechungen deutlich geringer werden und damit der Fokus und die Konzentration der Mitarbeiter steigen.

Unterstützung durch Tools

Tools mit einem übersichtlichen Dashboard können Executives und Stakeholdern in sekundenschnelle einen realen Einblick in laufende Projekte geben, ohne Kollegen diesbezüglich zu fragen. Das ist eine optimale Entscheidungs- & Planungsgrundlage! So gesehen kannst Du Dich auf realitätsgetreuere Pläne freuen, die Dich sogar dabei unterstützen Deine Zeit besser zu managen.

ZEITMANAGEMENT -TIPP NR. 4 – Plane die Hälfte! 

Aufgaben sind schnell mal unterschätzt. Heißt folglich, wir planen uns bestimmte Ziele ein, die wir aber vermutlich nicht im geplanten Zeitraum erreichen können. Uns wird das dann erst bewusst, wenn es so weit gekommen ist und wir eigentlich schon mit der nächsten Sache starten sollten, aber noch nicht startklar, bzw. fertig mit der vorherigen Aufgabe sind.

Das ist nicht nur ärgerlich, wir geraten dadurch auch schnell in Stress, weil wir anders geplant haben. Mit Stress steigt natürlich auch wieder die Fehlerquote. Und das ist genau das, was man nicht unter Zeitmanagement versteht!

Du brauchst weniger Ziele

Die Lösung dafür und damit vierter Praxis-Tipp ist: Halbiere Deine ursprünglichen Ziele! So übernimmst Du Dich erstens nicht, zweitens kannst Du eine bessere Qualität gewähren und Du bist insgesamt produktiver und lernst Deine Performance auch sehr gut einzuschätzen. Damit steigt die Wahrscheinlichkeit Deine Ziele wirklich zu erreichen und zwar mit weniger Zeitverlust.

ZEITMANAGEMENT -TIPP NR. 5 – „strategische Inkompetenz“ statt Perfektion

Ja, dies richtet sich vor allem an alle Perfektionisten: Mach Dir selber dieses Zeitgeschenk und akzeptiere, nicht alle Dinge in ständiger Perfektion und auch noch gleichzeitig zu schaffen. Das ist völlig natürlich und sogar schlauer, weil Du Dich dann viel besser auf die Dinge fokussieren wirst, die Dich wirklich weiterbringen und wichtiger sind.

Du brauchst ein System

Nutze dann lieber die Inkompetenz systematisch dafür, bestimmte (meist eher unwichtigere) Dinge bewusst liegen zu lassen oder zu verschieben. Für Perfektionisten ist das vermutlich die schwierigste, aber wertvollste Änderung auf dem Weg zum Zeitmanagement.

Die 5 PRAXIS-Tipps sollten Dir schon einmal dabei helfen, die wichtigsten Schritte in Richtung Zeitmanagement zu gehen.

Es gibt aber noch weitere Faktoren, die optimales Zeitmanagement positiv bedingen und eine gute Basis dafür schaffen. So zum Beispiel Motivation und Spaß. Sie spielen eine der wichtigsten Rollen, um Erfolge zu erzielen!