Das Meeting-Dilemma und wie wir ihm die Stirn bieten können
Wieso wird überhaupt über einen zeitlichen Rahmen gesprochen, wenn Meetings fast immer überzogen werden?
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Sich ein Ziel zu setzen, z.B. für die Dauer einer Besprechung, ist absolut nicht verkehrt. Nur wenn wir das tun, sollte das auch in der Tat realisierbar sein und nicht bloß unserem Wunschgedanken entsprechen.
Im Folgenden stelle ich Ihnen einige Tipps vor, die Sie bei zukünftigen Meetings beherzigen können. Das erspart nicht nur Zeit, sondern stimmt auch alle Beteiligten ein wenig positiver.
The Magic 7: Für Ihr nächstes Meeting
1) Grenzen Sie das Thema Ihres Meetings im Vorhinein genauestens ein.
2) Setzen Sie sich ein Ziel für die Besprechung. Dann wissen Sie genau, wann Sie das Meeting beenden können.
3) Machen Sie sich bereits im Vorfeld Gedanken über Ihr Thema. Schließen Sie bestimmte Nebenthemen, die damit zusammenhängen oder assoziiert werden aber irrelevant sind, aus. Themen die einer tiefgründigeren Beleuchtung bedürfen notieren Sie sich.
4) Moderieren Sie das Meeting. Anhand der zuvor getroffenen Vorbereitungsschritte sind Sie jetzt in der Lage zu erkennen wann sich das Meeting in die "richtige" Richtung bewegt. Abschweifungen identifizieren und stoppen Sie somit ebenfalls zunehmend leichter.
5) Erinnern Sie alle Teilnehmer an das Ziel dieses Meetings, um sie darauf auszurichten dieses gemeinsam zu erreichen und fokussiert zu bleiben.
6) Räumen Sie jedem Teilnehmer eine dedizierte Sprecherzeit ein, auf die sich der Mitarbeiter vorbereiten kann. Meistens wird hier die Dauer von einigen wenigen (3-5) Minuten gewählt. Achten Sie darauf, dass die vorgegebene Zeit nicht überschritten wird.
7) Weniger ist mehr! Beschränken Sie sich auf die wirklich relevanten Teilnehmer. Die 2-Pizzen-Regel sagt Ihnen bestimmt was, oder?
Natürlich dauert es, bis sich sichtbare Verbesserungen einstellen, außer Sie setzen den Leitfaden auf's Erste perfekt um.
Üben Sie und lassen Sie Ihre Mitarbeiter sich an die Neuerungen gewöhnen. Bereiten Sie sie am besten bereits in der Einladung auf gewisse Änderungen vor. Zum Beispiel indem Sie Handlungsanweisungen deutlich und transparent machen, sodass jeder die Chance hat, vorbereitet zur Besprechung zu erscheinen.
Extra: speziell für agile Teams
An dieser Stelle möchte ich gerne auf einen kurzen aber wertvollen Artikel von Matthias Bohlen verweisen, der Ihnen eine Formel für effektive Sprints an die Hand gibt! Je erfolgreicher die Sprints, desto erfolgreicher und positiver die Sprint-Meetings ;)! Hier geht es zum Artikel von Herrn Matthias Bohlen.