Täglich grüßt das Murmeltier:
4 Kategorien zum Priorisieren Ihrer Aufgaben
Sie erreichen Ihren Arbeitsplatz – und mit welcher der zahlreichen Aufgaben beginnen Sie?
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Machen Sie sich einen Plan, der funktioniert. Kategorisieren Sie Ihre Aufgaben und verleihen Sie ihnen Prioritäten. Dieser Artikel hilft Ihnen dabei. Lassen Sie jeden Tag effektiv beginnen.
Beginnen und beenden Sie jeden Tag mit einem guten Gefühl
Der Start in den Arbeitsalltag kann noch schöner beginnen, nämlich mit einem guten Gefühl genau zu wissen mit welchen Aufgaben wir beginnen und welche Tätigkeiten wir in welcher Reihenfolge erledigen. Das verleiht nicht nur Struktur, sondern auch Plansicherheit für uns und unsere Vorgesetzten. Ganz zu schweigen von der Freude und dem Glücksmoment, wenn die einzelnen Aufgaben erledigt wurden und man genau weiß, was man heute getan hat.
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Die Vier Kategorien des Eisenhower-Prinzips
Dieses Prinzip verlangt von uns, unsere Aufgaben zu taggen, bzw. sie in Kategorien einzuteilen. Das soll uns dabei helfen unsere Aufgaben richtig und sinnvoll zu priorisieren und unsere Zeit zu managen. Im Folgenden gibt es zu jeder Kategoriedefinition auch ein Beispiel.
Wichtig & dringend (A)
Dieser Kategorie teilen wir Aufgaben zu, die nicht nur sehr wichtig sind, sondern zugleich auch zu den dringenden Aufgaben gehören. Man nennt diese Aufgaben auch A-Aufgaben. Diese haben die höchste Priorität. Daher sollten Sie noch heute erledigt bzw. mindestens begonnen werden.
Beispiel:
Ein Projekt mit einem anstehenden Abgabetermin, einen Fehler in der Entwicklung vor Marktstart der neuen Lösung und/oder ein Problem bzgl. der Auslieferung lösen
Wichtig, aber nicht dringend (B)
Aufgaben dieser Kategorie sind ebenfalls wichtig. Allerdings besteht hier kein hoher Zeitdruck. Die Aufgaben müssen nicht heute erledigt werden. Hier zählt aktuell hauptsächlich das Ergebnis und dessen Qualität. Man nennt sie auch B-Aufgaben. Wir sollten uns regelmäßig Zeit für die Bearbeitung dieser Aufgaben nehmen und hierfür dedizierte Termine eintragen! Das sind nämlich die Aufgaben, die unseren Erfolg beeinflussen und uns unseren Zielen näher bringen. Sie haben die zweithöchste Priorität.
Hinweis:
B-Aufgaben werden oft auf die lange Bank geschoben, weil sie nicht dringend sind. erledigen wir diese Aufgaben jedoch frühzeitig, können wir manches Problem schon im Vorfeld vermeiden.
Beispiel:
Kundenumfragen um Produkte oder den Service zu verbessern und damit den Absatz und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Oder Planung neuer Projekte, Produkte sowie Services. Networking. Beantwortung einer wichtigen Großkundenanfrage.
Unwichtig, aber dringend (C)
Dieser Kategorie teilen wir Aufgaben zu, die zwar schnell erledigt werden müssen, die aber nicht wichtig sind. Sie haben daher eine niedrige Priorität, da dieses Prinzip v.a. den Aspekt der Wichtigkeit betrachtet. Man nennt sie C-Aufgaben. Es bringt uns nämlich nicht weiter, sich tagtäglich mit scheinbar dringenden aber unwichtigen Aufgaben aufzuhalten. Das wäre ineffektives Arbeiten. Daher sollten wir Ruhe bewahren und Aufgaben wie diese evtl. an Teamkollegen delegieren, die diese Aufgaben am besten so effizient wie möglich bearbeiten.
Hinweis:
Oft neigen wir dazu, alle dringenden Aufgaben priorisiert zu erledigen, weil wir diesen zeitlichen Druck verspüren. Merken wir uns daher folgendes: Wichtigkeit geht vor Dringlichkeit!
Beispiel:
Prüfen von Rechnungen. Lesen von Berichten & Post. Datenaufbereitung in Form von Diagrammen. Bilder für Projektpräsentation raussuchen.
Unwichtig & nicht dringend (D)
Diese Aufgaben verdienen keine Priorität. Sie sind weder wichtig noch dringend, sodass wir diese so lange „aufschieben“ können, bis sich Zeit ergibt, um sie zu bearbeiten, oder sich die Kriterien ändern, und sie plötzlich dringend, wichtig oder beides werden. Das sind D-Aufgaben. Wenn es bei ihnen zum Beispiel um Termine geht, können wir diese entweder absagen oder delegieren.
Beispiel:
Werbepost, unseriöse Ketten-Emails, Von Herrn/Frau Muster gewünschtes Treffen zum Erfahrungsaustausch,..
Zusammenfassung
A-Aufgaben bearbeiten wir also sofort und selbst. B-Aufgaben müssen nicht unbedingt heute erledigt werden, daher setzen wir uns regelmäßige Termine zur Bearbeitung dieser Aufgaben. Diese dürfen nicht vernachlässigt werden, da sie uns unseren Zielen näher bringen. Oft machen wir den Fehler, B-Aufgaben auf die lange Bank zu schieben, weil sie eben nicht dringend sind. Im Gegensatz dazu müssen wir lernen ruhig zu bleiben, wenn es um scheinbar dringende, aber unwichtige Aufgaben (C) geht. Wir können sie entweder delegieren oder lernen nein zu sagen, um uns mehr Zeit für unsere wichtigen Aufgaben zu verschaffen, die uns in Richtung unserer Ziele bringen.