Minuten-Planung – Zu extrem?

By Nadya Bujnowski | Allgemein

Minuten-Planung-zu-extrem?

Produktivität kennt viele Wege - unendlich viele

Kennt Produktivität eigentlich Grenzen? Theoretisch nein - denn wenn man es ganz genau nimmt kann man immer etwas besser machen. ABER DARUM GEHT ES NICHT wenn wir darüber sprechen wie wir unseren Berufsalltag produktiver gestalten können! 

Es geht nicht darum sich bis ins unermessliche zu optimieren, sondern so, dass man das erreicht was man sich wünscht. Die Planung spielt hier eine zentrale Rolle. Wir haben bereits über Tagesplanungen berichtet. Nun wollen wir euch die Minuten-Planung nicht vorenthalten. Vielleicht passt sie ja besser zu euch als ihr jetzt noch denkt.

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Was es mit einer Minuten-Planung und der Frage nach dem Extrem auf sich hat

Philipp hat bereits im Podcast & ich hab ich einigen Artikeln bereits viel über Tagesplanungen und Zielplanungen gesprochen. Den Podcast findet ihr hier, die beiden Artikel hier & hier. Einige haben sich die Tagesplanungen nun so angewöhnt und sind bereits produktiver. Aber es gibt eine weitere Art zu planen, die wir euch nicht vorenthalten wollen. Denn vielleicht spricht sie eben den einen oder die andere mehr an!  

Ich habe jetzt des öfteren folgendes gelesen & es einmal selbst ausprobiert: sich Minuten-Pläne zu erstellen und seinen Tag danach zu gestalten kann für viele deutlich produktiver sein, als sich "nur" generelle Tagesziele zu setzen. 

Was heißt das für die Minuten-Planung?

Unter Minuten-Planung versteht man zum Beispiel einen Plan der die nächsten 15 oder 20 oder 30 Minuten betrifft. Das heißt ich setz mich morgens nicht hin und bearbeite 1 Stunde lang die Prio-1 Aufgabe, sondern ich setze mich hin, schau mir die Prio-1-Aufgabe an und plane was ich in den ersten 15 Minuten machen/schaffen werde, und was dann in den nächsten 15 Minuten zu schaffen ist, und dann danach usw. 

Auch hier dürfen & sollen kurze, produktive Pausen eingeplant werden. 

Es gibt sogar Unternehmen, vor allem Agenturen, die ihre Arbeitszeiten in 15-Minuten-Intervallen tracken. Das klingt zunächst nach einem großen Aufwand & riecht sehr nach Kontrolle? Ehrlich gesagt dachte ich das anfangs auch, bis ich mich mit Mitarbeitern, u.a. einer Auszubildenden unterhielt. 

Warum Minuten-Planung?

Für die Auszubildenden ist ein solch kurz-getaktetes Tracking perfekt um sich beim Erstellen der Wochenberichte für das Berichtsheft eine Menge Zeit & Aufwand zu sparen. Du musst dich am Ende der Woche nicht mehr rumärgern zu überlegen was du genau getan hast, solange du dein Tracking auch kurz mit Inhalten/Stichwörtern füllst.

Einen ähnlichen Effekt hat ein solches Tracking auch für alle anderen Mitarbeiter: Ich lerne a) präziser zu planen & meine Aufgaben in Kleinziele runterzubrechen. So nehme ich mir keinesfalls zu viel aus & kann mich durchweg die 15 Minuten stark fokussieren. Ich habe außerdem viel schneller ein richtiges Gefühl für meine Leistung bzw. lerne ich mich besser einzuschätzen. Wie lange musste ich an einer Aufgabe arbeiten, die eig. für 15 Minuten geplant war? Hier muss also nächstes Mal noch tiefer runtergebrochen werden was zu tun ist, vor allem nachdem man rausgefunden hat an was es lag, dass es 3 mal so lang dauerte als gedacht. 

Der Lern-Effekt & die Erfolgsmomente sind definitiv besser! Wenn ich am Tag theoretisch 32 Erfolgsmoment habe, weil ich 32 mal 15 Minuten geplant und diese meistens geschafft habe, komme ich deutlich positiver und erfolgreicher durch den Tag & in den Feierabend.

Warum habe ich mehr Erfolgsmomente mit einer Minuten-Planung?

Weil wir unsere Planung für 15 Minuten viel realistischer planen können. Ich kann besser einschätzen was ich in 15 Minuten schaffe als was ich in einer Stunde schaffe. Wie geht es dir wenn du darüber nachdenkst?

Je realistischer du planst, desto öfter hältst du den Plan ein. Desto besser wird die Einschätzung über dich, desto erfolgreicher kannst du deinen Tag & deine Woche planen & desto produktiver wirst du durch den Tag kommen. 

15 Minuten-Takte sind nicht so anstrengend wie 1 Stunde am Stück zu arbeiten. Oftmals teilt man die einzelnen Schritte nicht so detailliert auf und ist dann oft überrascht wenn es doch länger dauert. Es fühlt sich dann eher schlecht an "nicht fertig geworden zu sein".

Weitere Vorteile einer Minuten-Planung

Ich kann nicht so wirklich abgelenkt werden bzw. muss mich nicht darauf inlassen, weil ich eben schon nach Maximal 15 Minuten (in dringenden Fällen) anzusprechen bin, weil ich eh nur 15 Minuten plane. Wohingegen ich bei großen Zeitblöcken a) eventuell sogar gern abgelenkt werden will, und b) manchmal auch stoppen muss um Wichtiges/Dringendes dann adhoc zu klären.

Da ich aber an wirklich kleinen, kurzen Aufgaben arbeite, wird es nicht so lang dauern sich bei einer unvermeidbaren Ablenkung wieder auf die Aufgabe zu fokussieren. 

Andere Seite der Medaille der Minuten-Planung

Du planst öfter UND du brauchst auch jedes Mal ca. eine Minute Zeit um zu planen. Du musst dir wirklich Gedanken über dein Thema machen, um es clever in passende Teilschritte runterzubrechen. Aber das auch nur am Anfang. Denn es wird für dich auch irgendwann normal. 

Außerdem, solange sich der große Benefit in deiner Zufriedenheit, Produktivität & deinem Erfolg widerspiegelt, sind es die Veränderung was deine Planung betrifft es definitiv diese paar "Extra" Minuten wert! 

Soll ich jetzt alles andere was ich über Planungen weiß vergessen?

Nein, auf keinen Fall. Behalte deine Abendplanung definitiv! Aber probier es einfach mal aus. Ein guter Ansatz könnte folgender sein:

  • Jeden Abend machst du einen kurzen Rückblick und schließt daraus die kommenden Aufgaben, welche du für den nächsten Tag grob planst.
  • Bestimme für jede Aufgabe die Wichtigkeit & Dinglichkeit
  • Erstelle die ersten 4 15-Minuten-Pläne für den nächsten Tag, beginnend mit der Prio-1-Aufgabe
  • Wenn du am nächsten Tag die 4 Takte durch hast, mach eine kleine Mini-Pause & plane die nächsten 15 Minuten.
Das ist ein Weg, wie du vorgehen KANNST, kein MUSS. Es gibt hier keine Universal-Verhaltens- oder Gestaltungs-Regel!

Und es müssen auch nicht die 15 Minuten sein. Es können auch 20, 25 oder 30 Minuten. Ich schätze nur, dass bei mehr als 30 Minuten die besprochenen Effekte & Vorteile nicht mehr zutreffen.

Probiert es aus - ihr seid es euch Wert den besten Weg zu eurem Glück, Erfolg & eurer Zufriedenheit herauszufinden. Gebt mir Bescheid ob es zu extrem war oder ob eine super tolle neue Gewohnheit für euch geworden ist.

Ihr Feedback hilft uns sehr, uns auf die wichtigen Dinge zu fokussieren!

About the Author

Ich bin gern mit Menschen in Kontakt, kommuniziere und diskutiere gerne. Die Eigenschaften 'Hilfsbereitschaft' und ein 'Hang zum Verrückt sein' charakterisieren mich ganz gut. Neben meinem Beruf schließe ich gerade meinen MBA ab. Ehrgeizig und offen für neue Herausforderungen bin ich demnach auch, allerdings nicht immer. Denn auch meine Motivation und Produktivität stellen nicht immer einen exponentiellen Graphen dar. Genau deshalb beschäftige ich mich aber so gern mit diesen Themen und teile Erfahrungen, Wissen und Tipps mit allen die das auch wollen :)


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