Tipps für erfolgreiche Zeiterfassung für die IT

By Nadya Bujnowski | Allgemein

Tipps Zeiterfassung IT

Auch keine Lust mehr jeden einzelnen Arbeitsschritt selbst in einem Zeiterfassunssystem einzupflegen, zu tracken? Können wir verstehen! Das muss auch nicht mehr sein - Ihre Zeit & der Aufwand dafür sind viel zu schade! -> Dennoch kann die Projekterfassung im IT-Sektor gelingen, aber eben bequemer als jetzt!

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Ohne Tracking ist Fakturierung mühselig und ungenau

Über Abrechnungen geleisteter Projekte freut sich jedes IT-Unternehmen. Doch sind Abrechnungen eine monotone, langweilige & zeitaufwändige Tätigkeit, die sicher kaum jemand gern freiwillig macht.  

Gerade für Freiberufler, die auf ihre exakten Stunden angewiesen sind bzw. auf Basis des Zeitaufwands bezahlt werden, ist das eine Pflicht die es mit 100% Sorgfalt zu erledigen gilt. 

Die Lösung liegt bereits jetzt schon in halb-automatisierten Zeiterfassungsprogrammen. Auch bitpuls ist solch eine halbautomatisierte Projekterfassungs-App, die aber aktuell erst ausschließlich intern verwendet wird bis sie auf den Markt kommt.

Ganz unabhängig davon gilt aber immer:

Projekte in Aufgaben, Sprints, Stories etc. unterteilen. Und die zugeordneten Aufgaben für sich noch weiter zerkleinern und zerlegen, bis es nicht mehr geht bzw. bis der Zeitaufwand für die Teilaufgabe relativ passend angegeben werden kann.

Darauf sollte und kann dann die persönliche Monats-, Wochen- & Tagesplanung basieren und natürlich auch das Tracking!

Kriterien für erfolgreiches & produktives Tracking während IT Projekten

Um Arbeitszeiten einzelner Aufgaben zu Projekten erfolgreich und mit so wenig Aufwand wie möglich tracken zu können, sollten gewisse Kriterien erfüllt sein, u.a.:

- Produktive Handhabe einer Zeiterfassungs-App/Anwendung: schnell mit wenigen Klicks Zeiterfassung starten und beenden

- Wöchentlich Zeit einplanen für ein Review der geleisteten Arbeitsstunden und dem Gesamtfortschritt des Projekts, des Teams#

- Das auf Knopfdruck funktionierende Tracking sollte ortsunabhängig, also überall und mit jedem Device möglich sein, um zu vermeiden im Nachhinein versehentlich falsche Werte eingetragen zu haben

- Es sollten Möglichkeiten bestehen, um die jeweiligen Aufgaben an denen jemand arbeitet näher beschreiben zu können

- Jeder sollte sich Erinnerungen einrichten um alle paar Stunden sicherzustellen, dass das Tracking Tool gerade richtig trackt/ noch aktuell ist

- Teamleiter/Projektleiter sollten einen Gesamtüberblick zum LIVE-Fortschritt des jeweiligen Projekts haben um bessere Entscheidungen treffen zu können

- Wenn Führungskräfte zeigen, dass es nicht um Kontrolle sondern Ergebnisse und Fortschritt sowie Erfahrungsaufbau geht, dann schafft das mehr Vertrauen & Transparenz innerhalb des Teams

- Wer Zeiterfassung als eigenen Vorteil für sich persönlich nehmen möchte, der sollte die Zahlen und Daten täglich Abends reviewen und bereits aus diesen Erfahrungswerten den Zeitplan für den nächsten Tag anpassen. So lernt man sich und seine Leistung gut einzuschätzen, kann bessere Planungen aufstellen und merkt selbst wo man evtl. Hilfe benötigt.

Vorteile & Fazit

Betrachtet man das im Team, z.B. 1x wöchentlich kann viel schneller und zielgerichteter intern supported und reagiert werden.  

So werden auch die Abrechnungen leichter, zumindest werden sie stimmiger & falls das Tracking Tool, dass ihr benutzt auch eine automatische, auf wenigen Klicks erstellte Rechnungserstellung bietet ist das ein weiterer Pluspunkt!

Gerade jetzt zur Corona-Zeit wo im HomeOffice die eigene Disziplin sowie auch die eigene Einschätzung an "wie viel habe ich heute wirklich gearbeitet?" abzunehmen droht, ist eine Zeiterfassung ein großer Helfer und eine gute Erleichterung!

Gerade jetzt zur Corona-Zeit wo im HomeOffice die eigene Disziplin sowie auch die eigene Einschätzung an "wie viel habe ich heute wirklich gearbeitet?" abzunehmen droht, ist eine Zeiterfassung ein großer Helfer und eine gute Erleichterung! 

Das wichtigste ist die Einstellung gegenüber Zeiterfassungstools und dass das Verständnis aller Beteiligten im Team dafür die gleiche ist, nämlich Selbstkontrolle, Selbsteinschätzung und bessere Planung sowie eine Live-Übersicht zum aktuellen Projekt!

Ihr Feedback hilft uns sehr, uns auf die wichtigen Dinge zu fokussieren!

About the Author

Ich bin gern mit Menschen in Kontakt, kommuniziere und diskutiere gerne. Die Eigenschaften 'Hilfsbereitschaft' und ein 'Hang zum Verrückt sein' charakterisieren mich ganz gut. Neben meinem Beruf schließe ich gerade meinen MBA ab. Ehrgeizig und offen für neue Herausforderungen bin ich demnach auch, allerdings nicht immer. Denn auch meine Motivation und Produktivität stellen nicht immer einen exponentiellen Graphen dar. Genau deshalb beschäftige ich mich aber so gern mit diesen Themen und teile Erfahrungen, Wissen und Tipps mit allen die das auch wollen :)


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