Multiplikator Ihrer Produktivität

By Nadya Bujnowski | Leistungssteigerung

Der richtige Tagesplan als Produktivitäts-Multiplikator

Kennen Sie das? Man arbeitet den ganzen Tag, tanzt auf mehreren Hochzeiten gleichzeitig und fragt sich zum Feierabend, warum man eigentlich so viel weniger geschafft hat, als man sich vorgenommen hat. Nun, mit diesem Phänomen stehen Sie nicht alleine. Viele stellen sich die Frage: Stimmt etwas mit meiner Produktivität nicht?

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Diese Frage kann dieser Artikel natürlich nicht für alle pauschal beantworten. Hierfür nutzen Sie einfach unseren Test, um Ihren persönlichen Produktivitätsindex zu ermitteln. 

Ganz oft liegt eine Einbuße in der Produktivität daran, dass man keinem geordneten Tagesplan folgt, weil die wenigsten wissen wann und wie dieser erstellt wird.

Wir möchten Ihnen auch mit diesem Artikel kleine Hacks geben, um das Beste aus sich und Ihren Projekten herausholen zu können. Wie also gehen Sie an einen produktivitätsfördernden Tagesplan ran?

Jeder von uns besitzt ihn...

...seinen Biorhythmus. Er bestimmt, zu welchen Zeiten wir am leistungsfähigsten sind und wann wir uns nur leichteren Routinearbeiten widmen sollten. Selbstverständlich variiert dieser Rhythmus unter den Individuen, kann jedoch im Großen und Ganzen auf bestimmte Tagesabschnitte eingegrenzt werden. So steigert sich unsere Leistungsfähigkeit vormittags auf ein Top-Niveau und sollte bei der Planung unseres Tages auch die Zeit sein, in der wir herausfordernde und vielleicht auch unangenehme Tätigkeiten erledigen. In dieser Zeit können wir Hürden überwinden, die uns nachmittags zu hoch erscheinen würden.

Leistungsfähigkeit und Produktivität steigern

Das Wissen über den persönlichen Biorhythmus hilft dabei, die eigene Leistungsfähigkeit und die persönliche Produktivität zu steigern. Aber das alleine wird nur einen eingeschränkten Effekt besitzen. Wenn wir weiterhin die anfallenden Aufgaben wegarbeiten und dies ohne ein koordinierendes System im Hintergrund tun, geht viel von unserer Energie und unserer Produktivität verloren ­­– und das kann uns auf Dauer frustrieren. Abhilfe kann hier eine fundierte Tagesplanung schaffen.

Die Lösung: ein ausgefeilter Tagesplan

Unter Berücksichtigung unseres persönlichen Biorhythmus sollten wir für jeden Tag die Verteilung unserer Aufgaben bereits am Vorabend festlegen, denn so schaffen wir uns erhebliche Vorteile:

  • Man weiß (zum großen Teil), was einen an dem jeweiligen Arbeitstag erwartet
  • Es werden Aufgaben bearbeitet, für die wir bereits definiert haben, wie weit wir damit kommen wollen
  • Wir priorisieren bei der Tagesplanung die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit
  • Tätigkeiten erledigen wir passend zu unserem Biorhythmus, was eine enorme Steigerung der Produktivität zur Folge hat
  • Wir arbeiten wesentlich konzentrierter an einer Aufgabe, wenn wir uns zuvor hierfür einen zeitlichen Rahmen geschaffen haben
  • Es kann genauer eingeschätzt werden, ob wir kurzfristige Zusatzaufgaben annehmen oder ablehnen sollten

Ein gut geführter Tagesplan unter Berücksichtigung des eigenen Biorhythmus schafft also einen großen Zugewinn an Produktivität. So weit, so gut. Aber wie kann man den perfekten Tagesplan erstellen?

Einen Tagesplan erstellen

Überlegt man einfach, was man die letzten Tage gemacht hat und welche Aufgaben noch vor einem liegen? Prinzipiell ja, aber man wird doch recht schnell merken, dass etwas fehlt. Es ist ein interessanter Fakt, dass man bei der Recherche zu den Tätigkeiten, die man Tag für Tag vollbringt, gewisse Tätigkeiten regelmäßig übersieht. Dies sind beispielsweise die vielen, nebenbei anfallenden administrativen Tätigkeiten, die zur festen Routine gehören und an die nur wenig gedacht wird. Ebenso summieren sich all die kurzen Unterbrechungen durch unvorhergesehene Telefonate, plötzlich auftauchende Kollegen oder zusätzliche Aufgaben zu einem durchaus beachtlichen Zeitfresser, der in unserem mit bestem Gewissen erstellten Tagesplan keine Beachtung fand. 

Wie können wir hier effektiv Abhilfe schaffen?

Ein durchdachter Tagesplan bildet die Basis unserer Produktivität. Sein Nutzen kann enorm sein, denn er schafft eine wichtige Orientierung und verleiht unserem Arbeitstag eine sinnvolle Struktur. Des Weiteren besitzt er eine wirkliche Aussagekraft über das, was wir an einem Tag leisten werden und wollen, was eine ausgesprochen motivierende Wirkung auf uns haben sollte.

Als Basis für diesen Tagesplan dienen grundsätzlich die Erfahrungen zu unseren Tätigkeiten in enger Verknüpfung zu dem dafür erforderlichen zeitlichen Rahmen. Somit sollte man vor dem Erstellen des Plans eine möglichst genaue Übersicht schaffen, welche Tätigkeiten im Arbeitsalltag wieviel Zeit benötigen.

Tipp

Wie bereits angesprochen ist es nicht ganz einfach, eine genaue Zuordnung von Tätigkeiten und zeitlichem Aufwand zu erstellen. Des Weiteren besteht die große Gefahr, dass man gewisse Dinge vergisst, die einen später den mit viel Herzblut erstellten Tagesplan sprengen werden. Deshalb ist ein vorgelagertes Tracking der eigenen Tätigkeiten unabdingbar.

Dies kann man ohne viel Aufwand einfach durchführen, indem man über einen gewissen Zeitraum jede Tätigkeit notiert, die man während eines Arbeitstages erledigt. Hierfür sollte ein minimaler Zeitraum von zwei Wochen als Grundlage dienen. Je länger Sie dieses Tracking durchführen, desto genauer können Sie im Nachhinein ihren Tagesplan realistisch erstellen.

Sie werden überrascht sein, wieviel Zeit Sie für Tätigkeiten aufbringen, die Sie zuvor gedanklich nur sehr stiefmütterlich behandelt haben. Versprochen!

Die Königsdisziplin: Tracking ohne Aufwand

Sicherlich können Sie sich denken, dass das Tracking ihrer Tätigkeiten mit Kugelschreiber und Papier (oder alternativ mit eigens angelegter Excel-Tabelle) umständlich und zeitaufwendig ist. Und, zugegeben, den Wenigsten macht es auch wirklich Spaß. Immerhin haben Sie genug anderes zu tun und wollen sich nicht nach jedem kleinen Arbeitsschritt selber daran erinnern, dass Sie alle ihre Tätigkeiten unter Angabe der dafür aufgebrachten Zeit dokumentieren wollen. Abhilfe schafft hier eine elegante Softwarelösung, eine Time Tracking Software mit Tagesplaner.

Fälschlich oft als reines Zeiterfassungssystem abgetan kann eine solche Tracker Software weit mehr, als nur Zeiten zu erfassen. Sie dokumentiert ihre tägliche Arbeit, so dass Sie jederzeit einen Überblick darüber haben, mit welchem Zeitaufwand Sie welche Tätigkeit behandelt haben. Eine verlässliche Software erkennen Sie daran, dass sie automatisch ihre Beschäftigungen und die dafür benötigte Zeit trackt. Sie dokumentiert für Sie ihren Tagesablauf, ohne dass Sie in ihrer Arbeit dabei beeinflusst werden. Somit können Sie zu jedem Zeitpunkt ersehen, wie Sie ihre Prioritäten verteilen.

Fazit:

Grundregeln für Ihren Tagesplan

Nehmen Sie nun diese Aufstellung und beabsichtigen, auf deren Grundlage einen Tagesplan zu erstellen, so haben Sie ein verlässliches Werkzeug zur Hand, welches Ihnen anzeigt, wie sie ihre Zeit WIRKLICH nutzen. Allein schon daraus lässt sich leicht ablesen, wie Sie ihre Produktivität steigern können. Wenn Sie dann Ihren persönlichen Tagesplan erstellen, so sollten Sie einige einfache Grundregeln beachten:

  • Sehen Sie das vorgelagerte Tracking Ihrer Tätigkeiten als bewussten Teil einer Selbstreflexion an. Sie erfahren Neues über sich und lernen sich besser kennen. Welche Vorteile das hat, haben wir in einem eigenen Artikel behandelt.
  • Planen Sie immer einen zeitlichen Puffer ein. Auch ein gut vorbereiteter Tagesplan kann nicht vorhersehen, welche überraschenden Störungen oder Termine Sie erwarten. Außerdem sorgt dieser Puffer dafür, dass Sie sich selbst auch kurze, notwendige Ruhepausen gönnen.
  • Die Praxis zeigt, dass Meetings und Besprechungen oftmals den vorgegebenen Zeitrahmen überschreiten. Mit diesem Wissen sollten Sie auch in Ihrem Tagesplan deutlich mehr Zeit dafür einplanen.
  • Erkennen Sie die Wichtigkeit Ihres Tagesplans. Haben Sie dort Zeit für eine Aufgabe geblockt, so nutzen Sie diesen Zeitrahmen auch dafür. Sie werden schnell feststellen, dass Ihre Produktivität erheblich zunimmt, wenn Sie Ihren wohl überlegten Tagesplan auf Basis Ihrer getrackten Tätigkeiten befolgen. 
  • Beachten Sie den Biorhythmus für die zeitliche Reihenfolge Ihrer Tätigkeiten
Ihr Feedback hilft uns sehr, uns auf die wichtigen Dinge zu fokussieren!

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