Arbeitszeit richtig und sinnvoll tracken: Checkliste + Tipps

By Nadya Bujnowski | Allgemein

Wie tracke ich meine Arbeitszeit richtig?

Wie tracke ich meine Arbeitszeit richtig?

Um unsere Arbeitszeit zu tracken gibt es mittlerweile Möglichkeiten wie Sand am Meer. Da finden sich Kalender (digital + analog), Apps fürs Smartphone, verschiedene Software-Lösungen für PC und Laptop. Und dann gibt es noch Hardware, also reale Gegenstände die uns die Zeiterfassung erleichtern sollen.

Aber was davon kann ich nun am besten nutzen?

Was bringt mir am meisten und was spart mir auch wirklich Zeit ein? 

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Die richtige Einstellung zum Thema "Arbeitszeit" 

Bevor wir uns nur um die beste Technik bzw. Strategie kümmern können wir erstmal an unserer Einstellung diesbezüglich feilen. 

Ich würde liebend gern in die große Runde der Leserschaft fragen wer von euch denn tatsächlich gern seine Zeiten festhält? Oder für die, die es noch nicht tun: Wenn du dir vorstellst du würdest deine Arbeitszeit tracken, empfindest du das als positiv oder negativ?

Warum mich das interessiert? Weil ich gern wissen würde wie sehr ich richtig liege wenn ich sage, dass mindestens 95% es für negativ empfinden bzw. es ungern tun!

Wie schaut es bei dir aus? Gehörst du zu meinen 95% dazu?

Arbeitszeit hat eine viel breitere Bedeutung als wir meinen

Die verbreitete Negativität zu allem rund um "Arbeitszeit" liegt ganz einfach daran, dass wir dabei meist nur an "Uhrzeiten", "Dauer", "langsam" und/oder "schnell" denken. Es löst deshalb Druck in uns aus.

Für die meisten ist es, fälschlicherweise, ein Tool um verglichen & bewertet zu werden.

 Ist doch verständlich, dass wir so etwas nicht befürworten, oder?

Was es wirklich bedeutet

Eigentlich ist es kein Wunder, dass wir die größere Bedeutung hinter dem Begriff nicht sehen, denn das Wort ist einfach irreführend.

Was wirklich zählt ist nicht wann du mit deiner Arbeit heute begonnen hast, wann du sie pausierst und beendest. Das sind nur Anhaltspunkte. Es muss darum gehen mit was du dich beschäftigst. 

Welchen Tätigkeiten, Projekten, Meetings, etc. gehst du nach?
Welchen Themen schenkst du deine wertvolle Zeit?

Du verstehst in welche Richtung das geht?

Statt sich darum zu kümmern wie schnell du bist oder wie lang du für etwas brauchst, liegt das wahre Gold darin festzustellen für was du deine Zeit überhaupt nutzt.

Arbeitszeit sollte eigentlich Themenfokus heißen

Statt Arbeitszeit sollten wir eigentlich ein besseres Wording nutzen, z.B. Themenfokus.

Aus letzterem lässt sich ableiten, dass es darum geht welchen Themen ich wie viel Fokus schenke.

Wann Arbeitszeit aber tatsächlich passt bzw. richtig ist

Produktivität

Wenn wir an den richtigen Themen arbeiten, also an solchen die uns wirklich weiter bringen in unserer Zielerreichung, dann können wir uns im zweiten Schritt um unsere Produktivität kümmern.

Produktivität bedarf einer Analyse wie viel Input ich gebe und wie viel Output dadurch entsteht. Dabei spielt natürlich auch der Arbeitszeit -Aufwand eine Rolle.

Wenn ich mich 4 Stunden lang an die wichtigste Aufgabe meines Tages setze und schaue wie viel ich dabei schaffe und das dann mal auf 2 Stunden verkürze und genau so viel schaffe, dann weiß ich, dass ich einfach 2 Stunden meiner Arbeitszeit unnötig verschwende.

Ich bin also produktiver wenn ich es bei den 2 Stunden belasse und dafür die übrigen 2 Stunden auf die nächst wichtige Aufgabe verwende.

So, das kann ich aber nur wissen, wenn ich wirklich weiß wie lang ich mich mit Aufgabe xy beschäftigt habe. Also ist es jetzt klug die Themenzeit bzw. Arbeitszeit für dieses Thema zu tracken. 

Pläne & Ziele

Ich hoffe du hast Ziele für dein Leben, die du u.a. auch durch deinen Job erreichen kannst. Indem du z.B. die richtigen Menschen kennenlernst, genug Geld verdienst und immer eine Aussicht auf mehr hast.

Warum ich das für dich hoffe? Weil du dann überhaupt erst ein Interesse hast deine Arbeitsziele zu erreichen. Und wer wirklich weiterkommen will im Job, der lässt das nicht einfach auf sich zukommen. Sondern der plant den Weg zum Ziel. Der plant seine Arbeitszeit.

Lange Rede, kurzer Sinn:
Es ist sinnlos einen Plan für einen 8 Stunden-Tag aufzustellen, wenn du nicht weißt oder schätzen kannst wie lang die einzelnen To Do's in etwa dauern werden. 

Um Gottes willen, keiner kann das exakt genau wissen. Aber wer seinen Themenfokus und seine Arbeitszeit trackt, der weiß wie viel Zeit er sich für die einzelnen Themen nehmen sollte, damit etwas Produktives am Ende rauskommt. 

Ein Tracking über mehrere Wochen hinweg verrät uns außerdem zu welcher Tageszeit wir bestimmte Aufgaben am produktivsten erledigen. 

Ist es nicht schön wenn Pläne aufgehen und wir jederzeit wissen an was, wieso und mit wie viel Fokus wir arbeiten?

Und ist es nicht schön seine Ziele planmäßig zu erreichen? 🙂

Die richtige Methode zum Tracking deiner Zeit

Wie trackst du deine Arbeitszeit bzw. Themenfokus nun richtig?

Es gibt nicht die einzig wahre Lösung die zu allen Menschen in allen Jobs passt! Deshalb ist es auch gut, dass wir viel Auswahl an Tracking-Möglichkeiten haben.

Da ich nicht weiß wie dein Arbeitsalltag aussieht, möchte ich dir gern eine Checkliste mitgeben, mithilfe der du dich für eine gute Lösung entscheiden kannst. 

  • Du kannst deine Tracking-Lösung nicht "vergessen" oder "liegen lassen" (spricht für eine digitale Lösung)
  • Das Tracking funktioniert sowohl auf deinem Smartphone als auch am Rechner 
  • Du kannst dir Erinnerungen einstellen, um das Tracking nicht zu vergessen
  • Du solltest weniger als 5 mal klicken müssen um eine Buchung anzulegen
  • Idealerweise wendest du für das Tracking pro Tag nicht mehr als 5 bis 10 Minuten auf
  • Leg unbedingt Wert auf eine einfache und schnelle Bedienung 
  • Die Lösung sollte dir wiederkehrende Schritte abnehmen (sie sollte sich Themen bzw. Projekte & Aufgaben merken und sie dir wieder zur Auswahl anzeigen, falls du wieder an ihnen arbeitest) Damit du nicht immer alles neu und wiederholt eingeben musst!
  • Es sollte eine Übersicht bzw. Auswertung über die Themen & Zeiten geben die du getrackt hast
Ihr Feedback hilft uns sehr, uns auf die wichtigen Dinge zu fokussieren!

About the Author

Ich bin gern mit Menschen in Kontakt, kommuniziere und diskutiere gerne. Die Eigenschaften 'Hilfsbereitschaft' und ein 'Hang zum Verrückt sein' charakterisieren mich ganz gut. Neben meinem Beruf schließe ich gerade meinen MBA ab. Ehrgeizig und offen für neue Herausforderungen bin ich demnach auch, allerdings nicht immer. Denn auch meine Motivation und Produktivität stellen nicht immer einen exponentiellen Graphen dar. Genau deshalb beschäftige ich mich aber so gern mit diesen Themen und teile Erfahrungen, Wissen und Tipps mit allen die das auch wollen :)

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