Was dich in der Folge erwartet:
Erfahre...
- ...wie du mit Getting Things Done all deine Aufgaben schaffst
- ...wie du dieses Prinzip am produktivsten anwendest
- ...wie du mit täglichen Dingen, die dich evtl. Ablenken, umgehen kannst, um deine Hauptaufgaben zu erledigen
- ...was du bei Getting Things Done beachten solltest bzw. nicht missachten darfst
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Überblick zum Thema: Getting Things Done
Wer kennt es bereits?
Rein übersetzt klingt der Titel Getting Things Done ja bereits intuitiv. Dahinter steckt aber eine bewährte Selbst-Management-Methode von David Allen.
Kurzum geht es hauptsächlich darum, alle anfallenden Tätigkeiten in ein und derselben "Schuhschachtel" unterzubringen.
D.h. der Kampf gegen: "2 Ticketsysteme, dann noch ner private und der Firmen Kalender"
Als Ergebnis erhält man einen freieren Kopf, weil ihr Euch keine schweren Gedanken mehr über das "WAS" machen müsst sondern fokussierter auf das "WIE" konzentrieren könnt.
Außerdem sind Systeme im Vordergrund, um sich selbst in Regelmäßigkeiten zu konditionieren, die mehr Balance versprechen.
Wie so oft, haben alle Dinge Kehrseiten. Ich bin mir sicher in einigen GTD (kurz für Getting Things Done) Workshops wird es genau so geschult, wie ich es mir wünschen würde.
Aber die reine Theorie hat nach meiner Ansicht noch einiges an Potential.
So bin ich nicht davon überzeugt, dass die vorgeschlagenen Konditionierungssysteme die Allerbesten sind.
Auch bin ich ein Fan davon, dass der exemplarische Schuhkarton ein Loch haben sollte..
.. viel Spaß beim hören und ganz viel Erfolg damit!
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Transkript: Getting Things Done
Hallo und einen wunderschönen guten Morgen, wenn es wieder heißt der bitpuls Podcast läuft!
Getting things done. Wer von euch hat davon schon mal gehört? Da melden sich ganz schön viele, aber nicht alle. Also was sagt dieses Prinzip aus? Erst mal übersetzt heißt das natürlich ganz logisch >>wie erledige ich Aufgaben<< Ergo: Aufgaben erledigt bekommen. heißt es im echten Wortlaut übersetzt. So und das beschreibt ein System da kann man auch ganze Tagesschulungen und Wochenworkshops und so was durchnehmen. Ich probiere es jetzt wie immer in unseren morgendlichen paar Minuten zu reduzieren. Im Prinzip könnt ihr es euch so vorstellen: es ist ein Schuhkarton mit Karteikarten, also jetzt sehr analog gesprochen, schon klar. Und alle Aufgaben die du hast, werden erst mal gesammelt auf Karteikarten und dann in diesen Schuhkarton geworfen. Damit wird sichergestellt und das ist das einzige worüber wir gerade sprechen, damit wird sichergestellt, dass keine Aufgaben untergehen.
Wie Getting Things Done angewendet wird
So die Lehre ist dann, also es werden dir dann mehrere Systeme an die Hand gegeben, wie du es dann auch tatsächlich schaffen kannst, dass die Aufgaben abgearbeitet werden. Diese Systeme, sind es gewisse Routinen, also die empfehlen jetzt eine morgendliche Routine, um sich alles einzuplanen. Wir NICHT! - diejenigen, die sich unsere 2 power Produktivitätstipps runtergeladen haben wissen das schon. Das empfehlen wir definitiv nicht, sondern macht eine Tagesplanung am Abend davor. Unbedingt, ein ganz wichtiger Faktor! So aber sonst im Prinzip ist das mal das eine Thema. Es wird alles gesammelt. Das könnt ihr natürlich auch schön in einem Jira oder in einem bitpuls oder sowas machen und der Schuhkarton der ist jetzt wirklich mal nur exemplarisch. Jedenfalls darf nichts untergehen.
Was Pareto und Priorisierung mit Getting Things Done zu tun haben
Was ich aber so wichtig finde, worüber ich auch viel spreche: über den Pareto und über Priorisierung und so weiter. Und das Thema ist einfach: es darf und es kommt in diesen Schuhkarton zwar so viel rein, aber tu dir dies nicht an, dass du wirklich alles aus diesem Schuhkarton bearbeitest, weil natürlich sind da die Dinge drin, die getan werden müssen. Aber jetzt nach unserem Eisenhower-Prinzip haben wir ja unsere vier Sparten, nämlich: dringend, wichtig, dringend und wichtig, und halt noch den Rest. Zu letzterem kommst du sowieso nie. Also je nachdem ich weiß jetzt nicht in welcher Situation du bist. Wenn du gerade dann einen frischen Job angegangen hast oder angetreten bist, dann hast du vielleicht noch ein bisschen mehr Luft und hast dich noch nicht etabliert auf einer speziellen Position bzw. die Leute geben dir noch nicht so viel. Deine Kollegen geben dir noch nicht ausreichend Arbeit, dann würde ich das noch nicht machen.
Differenzieren
Sobald du aber in diesem Stadium bist, wo du sagst >>ich weiß sowieso nicht wo ich hin muss<< und ich unterstelle dir das jetzt einfach mal, weil du sonst diesen Podcast gar nicht hören würdest, wenn du zufrieden bist, wenn du sowieso alles hinbekommst. Deswegen würde ich sagen also dieses letzte Kästchen, das kann man auch noch mal in zwei Kategorien unterteilen, nämlich: 'werde ich nie tun' und 'würde ich schon sehr gerne tun'. Vielleicht ist ja ein persönlicher drive hinter ein paar dieser Themen, die es jetzt aber trotzdem noch nicht wichtig gemacht haben und auch nicht dringend. Zu diesen Themen sagst du aber >>ja aber das will ich trotzdem mal angehen<< dann würde ich das vielleicht schon so in die Richtung 'wichtig' schieben. Am besten auch schon mit einem Zeitplan vereinbaren.
Wenn du sagst >>ja gut ich habe jetzt meine 4 Kästchen und mei das Ding das ist ein 'nice to have' aber das ist wirklich nice, dann lass es halt vielleicht nicht da unten rechts in der Kaste liegen, sondern platzier es, so mache ich es gerne, im Terminkalender. Zum Beispiel als eine Erinnerung oder halt in deinem Jira. Auf jeden Fall so, dass du erinnert wirst, nennen wir es mal Wiedervorlage. Das Thema ist dann, von mir aus im fünften Sprint, einfach noch mal vor dir, und erinnert dich >>hey, das wolltest du machen, komm probier's doch jetzt mal einzuplanen<<, vielleicht ergibt sich durch die aktuellen Prioritäten, dass man das jetzt doch als wichtig einstufen kann.
Ergänzung zu Getting Things Done
Auf jeden Fall bist du dann mal aktiv an diesem Thema dran. Worauf ich dich aber eben eigentlich in dieser heutigen Folge aufmerksam machen wollte, oder zum grübeln bringen will, ist dass dieses Getting Things Done nicht so verstanden werden sollte, wie die eigentliche Lehre ist. Ich bin der Meinung, dass du eben nicht alles dann bekommen sollst und das zwar auch ganz bewusst.
Und genauso wie ich es immer sage mit dem E-Mails: antworte vielleicht mal ein paar Stunden nicht, weil sich über 50 Prozent sowieso davon selber erledigen. Es folgt dem gleichen Prinzip, wenn du jede E-Mail die du beantworten sollst, jetzt in einem Schuhkarton sammeln würdest, würdest du ja auch jede davon beantworten. Das ist einfach nicht nötig und es sagt nicht mal jemand 'danke'. Es bringt dir einfach nichts. Wenn du dir damit die Luft schaffst, dass du dich auf die Themen konzentrierst, für die Jemand 'danke' sagt oder wo du auch einen Impact machst, ist das für alle natürlich viel, viel mehr Wert statt eine Antwort per Mail, die keiner bemerkt. Der sagt dann >>oh ja ok danke<<. Es sind ja oft dann so Mails wo du einfach noch mal was analysierst und dann sagst du >>ja genau, hast Recht<< so und dann weiß die andere Person >>ja danke, ich hatte eh Recht<<.
Ausnahmen
Bei komplexeren und risikobehafteten Themen mag das Sinn machen, bei einfacheren Themen ist es einfach scheißegal. So bitte erzählt jetzt nicht euren Chefs, ich sage, dass ihr die Hälfte der Arbeit nicht machen sollt. Nein, es geht immer nur um einen deutlich niedrigeren Prozentsatz als die Hälfte. Es geht nicht darum, dass Arbeit nicht gemacht werden soll, sondern dass einfach Themen, die obsolet, nicht direkt an euch adressiert oder für andere besser geeignet sind, einfach nicht auf eurer Kette hängen müssen.
Ciao & Danke
Soviel zu Getting Things Done. Alles schön und gut, aber bitte vergesst unser Eisenhower-Prinzip nicht und unseren Pareto - die gibt es schon ein bisschen länger und haben auch sehr erfolgreiche Leute angewendet.
In diesem Sinne starte heute voll durch und hau ganz viel unpriorisierte Themen weg, aus dem Schuhkarton raus, also mach in den Schuhkarton ein Loch unten rein und dann freue ich mich wenn wir uns nächste Woche wieder hören. Bis dann - ciao.