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Time Tracking

5 Gründe gegen Zeiterfassung....
.....und welche Chancen (Ihnen) ein umfassendes Time Tracking eröffnet

(C) vizafoto - stock.adobe.com

Die Mehrheit der Arbeitnehmer ist negativ auf Time Tracking Systeme zu sprechen. Denn sie halten wenig von Zeiterfassungen, die meist nur ihre An- & Abwesenheitszeiten tracken.

Aber Woher stammt diese Abneigung eigentlich? Und kann denn wirklich kein Mehrwert für ALLE Beteiligten geschaffen werden, wenn Arbeitsabläufe getrackt werden? 

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Kurzantwort: Doch, das geht! Aber mit Stempeluhren oder klassischer Zeiterfassung hat das kaum noch etwas zu tun. So viel vorweg ;)!

Ein Widerspruch zum schlechten "Ruf" des Time Tracking

Laut einer Umfrage zur Nutzung von Programmen zur Zeiterfassung in Unternehmen gaben 34% an, täglich ihre Zeiten mit Hilfe eines Time Tracking Programms zu erfassen. 25% der Befragten dagegen nutzen keinerlei Form der Zeiterfassung. Im Vergleich zur Nutzung anderer Programme in der Arbeitswelt (zum Beispiel Bildbearbeitung, Rechnungserstellung, Berechnungen oder Präsentationen) schneidet die Zeiterfassung mit einem durchschnittlichen Vorsprung von 23,65 Prozentpunkten deutlich am höchsten ab.

Woher kommt dann die Abneigung gegen Zeiterfassungen bzw. Time Tracking?

Grund Nr. 1: Mitarbeiter fühlen sich beobachtet und/oder überwacht

Mitarbeiter fürchten sich davor, dass der geringste Fehler kritisiert wird und Folgen hat. Einige haben das Gefühl, sie werden durch das Erfassen ihrer Zeit überwacht und ihr Arbeitgeber dringt in Ihre Privatsphäre ein, weil er weiß, wer wann an welchen Themen gearbeitet hat. Gleichzeitig zeigen manche Time Tracking Programme auch Tätigkeiten auf, die nichts mit der eigentlichen Arbeit zu tun haben. Zum Beispiel typische Zeitfresser. Arbeitnehmer befürchten deshalb bestraft zu werden.

Grund Nr. 2: Misstrauen und Verunsicherung

Mitarbeiter sehen das Erfassen ihrer Arbeitszeiten auch als einen Beweis dafür, dass ihr Arbeitgeber beziehungsweise die Unternehmensführung ihnen misstraut. Dies schadet eventuell dem Selbstwertgefühl der Mitarbeiter und suggeriert unter Umständen, dass ihre Fähigkeiten nicht gut genug sind und sie auf die Probe gestellt werden. Unsicherheit und Unbehagen macht sich in diesem Fall breit.

Grund Nr. 3: Zeiten erfassen ist eine lästige Zusatzaufgabe

Das Erfassen von Zeiten stellt eine zusätzliche Arbeit für Mitarbeiter dar, die auch wiederum Zeit beansprucht. Unhandlichen, nicht user-freundlichen Programmlösungen geschuldet, haben Mitarbeiter teilweise wenig Freude daran, ihre Tätigkeiten zu dokumentieren. Sie schieben das time tracking an's Ende der Woche oder des Monats, womit der Berg an Dokumentationen und eine damit verbundene Frustration natürlich enorm steigt.

Grund Nr. 4: Höherer Verwaltungs- & Kostenaufwand (aus Unternehmerisch-wirtschaftlicher Sicht)

Die Evaluierung, Einführung und die Pflege eines Time Tracking Programms verursachen laufende Kosten im Unternehmen. Mitarbeiter benötigen anfangs mehr Zeit dafür, sich mit dem neuen Tool vertraut zu machen und es sinngemäß zu verwenden.

Grund Nr. 5: Zeiterfassung schafft eine vermeintlich gerechte Vergleichsgrundlage

Wenn Mitarbeiter ihre Anwesenheitszeiten und Arbeitszeiten dokumentieren, fürchten einige von ihnen, auf dieser Basis mit Kollegen verglichen zu werden und eventuell Konsequenzen zu spüren zu bekommen. Allerdings sagen Anwesenheitszeiten nichts über die tatsächliche Produktivität aus. 

Wer schon einmal die eine oder andere der besprochenen Situationen mit Time Tracking Lösungen persönlich erlebt hat, der hat unter Umständen bereits eine negative Einstellung zu diesem Thema entwickelt. Das ist verständlich, aber gerade deshalb erst recht ein Grund, dieses „Problem“ aus der (IT-) Welt zu schaffen, indem wir uns weg von der klassischen Zeiterfassung hin zu einem innovativen, umfassenderen Time Tracking bewegen. 

Erfolgssteigerndes umfassendes Time Tracking

Das klingt ja noch schlimmer! Erfahren Sie, welche Daten und Werte tatsächlich sinnvoll zu tracken sind und welche Vorteile dadurch für Mitarbeiter, Projektbeteiligte, Projektleiter, Führungskräfte und das gesamte Unternehmen entstehen. 

Unter umfassendem Time Tracking verstehen wir keine stupide Stempeluhr, sondern vielmehr das Erkennen und Verbessern von Prozessabläufen. Das geht nur, wenn der Fortschritt aktiver Projekte aufgezeichnet wird. Dazu braucht man Zeiterfassung. Aber: zusätzlich müssen Ergebnisse in Bezug auf den jeweiligen Zeitraum, den betreffenden Mitarbeiter und der Komplexität einzelner Aufgaben bewertet werden können. So kann einer Kontrolle vorgebeugt werden, und stattdessen eine Orientierung für den Projekterfolg geschaffen werden.

Mehrwert Nr. 1: Reflexion und Motivation

Die sorgfältige und gewissenhafte Nutzung eines umfangreichen Time Trackings ermöglicht Ihnen eine exakte Selbstreflexion. Die regelmäßige Reflexion wiederum verfeinert Ihre persönlichen Schätzungen, Ihr Gespür für Prioritäten und verstärkt Ihre Take-aways aus Lessons-Learned! Eigentlich ein Hauptgewinn! Verbessern Sie damit auch Ihre Tagesstruktur und Ihre Produktivität indem Sie sich ab jetzt folgende Fragen regelmäßig beantworten und analysieren:

-Wann bin ich am produktivsten?

-Wie lange benötige ich für bestimmte, wiederkehrende Aufgaben? (Zeitdauer)

-Wie ausgelastet bin ich?

-Wie flexibel kann ich auf unvorhergesehene/ungeplante Aufgaben reagieren?

-Halte ich Deadlines ein?

-Bin ich im Rückstand? Bis wann kann ich diesen aufholen?

-Bei welchen Aufgabe benötige ich Unterstützung?

-Welche Fehler haben mich wie viel Zeit gekostet?

-Habe ich Plus- oder Minusstunden aufgebaut (falls keine Vertrauensarbeitszeit existiert)?

Daraus können wir jederzeit effektive Handlungsmaßnahmen ableiten. Das macht uns flexibel genug, um auf Änderungen optimal zu reagieren. Positiv hinzu kommt, dass wir mit einem solchen Überblick schnell lernen uns selbst zu reflektieren. Und je intensiver wir uns reflektieren, desto mehr erfahren wir über uns selbst und lernen, uns besser einzuschätzen. Das schafft Vertrauen gegenüber Vorgesetzten und Kollegen und entfacht mehr Freude und Motivation bei der Arbeit, da Ziele realistischer werden. 

Mehrwert Nr. 2: Verbesserung des Workflows

Vor allem Manager besitzen mit der Unterstützung eines umfassenden Time Trackings einen ganzheitlichen Überblick über die Auslastung des kompletten Teams. Alle Teammitglieder kennen ihre Aufgaben und wissen genau, was in welchem Zeitraum möglich und realistisch ist und ob sie dieser Planung nachkommen können oder Hilfestellung benötigen. Ebenso wie die externe wird auch die interne Kommunikation im Team folglich einfacher und transparenter.

Manager erkennen mit der richtigen Zeiterfassung sehr zeitnah, wann sie ihre Teams überlasten würden. So können sie frühzeitig zusätzliche Ressourcen anfordern und laufen nicht Gefahr ihre Teammitglieder unzumutbarer Mehrarbeit auszusetzen.

Mehrwert Nr. 3: Bessere Ressourceneinteilung durch Zeiterfassung

Es stellt sowohl für das Management wie auch für deren Mitarbeiter eine wichtige Information dar, wenn eine Time Tracking System Auskunft über die tatsächliche Ressourcenverteilung gibt.

So wird beiden Seiten bei einer diesbezüglichen Auswertung offensichtlich, mit welchem Personaleinsatz wie viel Gewinn erwirtschaftet wird. Erkennen Management und Mitarbeiter, dass ein problematischer Kunde, der 20% der eigenen Ressourcen bindet auf der anderen Seite 40% des Gewinns ausmacht, wird sich die Haltung gegenüber diesem Kunden schnell zum Positiven verändern. Eine interne Analyse könnte zur Folge haben, dass zusätzliche Ressourcen für diesen Kunden freigemacht werden um noch mehr Gewinn auszuschöpfen.

Mehrwert Nr. 4: Einsparung von Zeit und Aufwand

Das Pflegen von Stundenzetteln ist lästig. Daher wird diese Tätigkeit oftmals aufgeschoben. Dies macht es allerdings nicht leichter – im Gegenteil, das nachträgliche Ausfüllen ist viel lästiger und zeitaufwendiger. Die Nutzung eines halbautomatischen Trackingsystems sorgt dafür, dass diese Pflicht nicht mehr aufgeschoben werden muss, sondern sogar ganz verschwinden kann. Je aktueller die getrackten Daten nämlich sind, umso besser kann die Führungskraft darauf reagieren.

Es liegt auf der Hand, dass der Wegfall der persönlich geführten Stundenzettel zur Zeiterfassung zusätzliche Zeit für die eigentliche Arbeit schafft, was natürlich auch dem Arbeitgeber zu Gute kommt. Schließlich bedeutet mehr Arbeitszeit bei effektiver Umsetzung eben auch eine höhere Produktivität und mehr Erfolg.

Mehrwert Nr. 5: Mehr Daten - Mehr Gewinn – Mehr Gehalt

Transparenz schaffende Systeme wie Time Tracking Lösungen sorgen dafür, dass Mitarbeiter einen Einblick erhalten, wie sehr sie an dem Erfolg ihres Arbeitgebers beteiligt waren. Jeder Einzelne sieht seinen Anteil am Gesamterfolg und zieht seine persönliche Motivation aus diesen Erkenntnissen.

Aufgrund der zahlreichen Verbesserungen (realistische Schätzungen, optimale Ressourceneinteilungen, etc.) erhöht sich die Wahrscheinlichkeit der Gewinnerhöhung eines Unternehmens wenn es mit einer soliden Zeiterfassung arbeitet. Denn je besser die Schätzung und die Daten, desto weniger Projekte drohen zu scheitern. In der Folge wächst die Stabilität der Firma, was wiederum den Mitarbeitern steigende Gehälter und zusätzliche Benefits ermöglicht.

Fazit

Natürlich gibt es noch weitaus mehr Pro’s & Con’s in Beug auf Time Tracking Lösungen. Letztendlich hängt es in der Praxis oft vom jeweiligen Unternehmen und dessem Verständnis über die Nutzung von Lösungen der Zeiterfassungen ab, ob Arbeitnehmer gute oder eher schlechte Erfahrungen damit machen. Und natürlich kommt es auch noch ein Stückweit auf die Softwarelösung an sich an.

Ein Tipp für Unternehmen mit Systemen zur Zeiterfassung: Führungskräfte sollten auch hier darauf achten, Anderen ein Vorbild zu sein und ebenfalls ihre Zeiten sowohl zu erfassen als auch so aktuell wie möglich zu halten. Denn auch hier könnten sich sicherlich einige Verbesserungen ergeben, die Zeit- und Geldersparnis zur Folge haben. Die daraus resultierende Motivation wird automatisch auf die jeweiligen Mitarbeiter überspringen.

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