Lessons Learned vs. Retros

By Nadya Bujnowski | Leistungssteigerung

Was sich Ihre nächste Lessons Learned von Retrospektiven abschauen sollte

Projekte verlaufen nicht immer nach Plan. Erfahren Sie hier, wie Sie aus Ihrem nächsten Lessons Learned Workshop oder Retro das Meiste rausholen können.

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Über das Ziel sind sich beide Methoden einig

Im Allgemeinen verfolgen Lessons Learned und Retrospektiven das gleiche Ziel: Finden der Ursachen von Erfolgen und Fehlern. Diese Erkenntnisse lehren uns für die Zukunft. Folgeprojekte könnten dadurch effizienter gestalten werden.

Lessons Learned

Lessons Learned Workshops finden meist im Anschluss an ein Projekt oder nach Abschluss bedeutender Meilensteine statt. Dabei werfen alle Projektbeteiligten einen Rückblick auf das beendete Projekt/Meilenstein. Es werden Ursachen von aufgetretenen Problemen identifiziert, welche mit diesem Wissen in Zukunft vermieden werden können. Außerdem werden aus den positiven Erfahrungen Best Practices abgeleitet.

Häufiges Problem bei Lessons Learned

Lessons Learned finden auch auf einer Beziehungsebene statt. Alle Projektmitglieder sollen einen Schlussstrich unter das Projekt ziehen und in Frieden auseinandergehen können. Aber das mit dem Frieden ist so eine Sache. Häufig wird darüber diskutiert, wer für welche Probleme und Fehler verantwortlich war, anstatt aus ihnen eine wichtige Lehre zu ziehen.

In Folge werden Lessons Learned von einigen Teilnehmern als weniger wertvoll angesehen.

In diesem Zusammenhang lohnt ein tiefergehender Blick auf eine mögliche „Alternative“: Die Retrospektiven, kurz Retros.

Retrospektiven

Der Begriff Retrospektive stammt aus dem agilen Projektleben. Die sogenannten Retros finden im Anschluss an jeden Sprint statt. Sie motivieren die Projektmitglieder, rückblickend die Quellen entstandener Hindernisse und Hürden ausfindig und transparent zu machen. Eine hohen Stellenwert haben aber auch die Erfolge eines Projekts, um davon Best Practices abzuleiten.

Retros finden also öfter statt und sind pro Meeting jeweils kürzer verglichen mit einem Lessons Learned-Workshop.

Vorteil

Das regelmäßige Durchführen solcher Team-Retros begünstigt eine erfolgreiche Projekt-Retro. Letztere findet gegen Ende eines Projekts statt und ist umso gehaltvoller, je regelmäßiger zuvor Team-Retros durchgeführt wurden.

Ein positiver Einklang vielleicht auch für Lessons Learned?

Die Unterschiede in Frequenz und "Charakter" zwischen des beiden Methoden mögen unscheinbar wirken, haben aber große Auswirkungen

Während Sprints (und damit auch Retros) in der Regel in einer Frequenz von zwei bis vier Wochen abgehalten werden, liegen bei Lessons Learned-Workshops die Projekte bis zu sechs oder mehr Wochen – zuzüglich der Projektdauer – zurück. Woran liegt das?
Je nachdem, wie erfolgreich ein Projekt verlaufen ist, verhält sich die Stimmung im Team. Gerade, wenn es einige Hürden und Probleme gab (und Learnings daher umso wichtiger wären), wird meist abgewartet, bis sich bei den ehemaligen Projektmitgliedern die Emotionen diesbezüglich gelegt haben. Ansonsten kann ein solcher Workshop eine recht persönliche Note erhalten und leicht in die Suche nach einem Sündenbock mutieren. Der Fokus ginge verloren.

Die Beteiligten von Retrospektiven hingegen scheinen deutlich motivierter, offener und vielleicht auch besser im Identifizieren von Fehlerquellen und deren Vermeidung im weiteren Projektverlauf. Das jeweilige Projekt ist noch nicht abgeschlossen, Gelerntes kann umgehend umgesetzt werden und die Erinnerungen an Problemsituationen sind noch frisch und vermutlich wahrheitsgetreuer. Je regelmäßiger Team-Retros stattfinden, desto eingespielter sind die Mitarbeiter und desto effizienter werden diese Meetings.

Lessons Learned für Lessons Learned

Eine höhere Frequenz sowie ein klar definiertes und regelmäßig kommuniziertes Ziel sind essentielle Eigenschaften, die Lessons Learned von Retrospektiven übernehmen sollten. Anstatt einen langen Workshop nach Ende eines Projekts zu veranlassen, könnten mehrere, kürzere Lessons Learned-Meetings etabliert werden, die es erlauben, direkt aus dem Gelernten zu profitieren, es anzuwenden und weiterzugeben – und auch Erfolge miteinbeziehen und diese gemeinsam zu feiern. Des Weiteren sollte zu jedem Workshop das bestenfalls gemeinsam festgelegte Ziel laut wiederholt und in Erinnerung gerufen werden, um den Fokus eines Lessons Learned zu stabilisieren.

Nur weil Sie beispielsweise nicht offiziell agil arbeiten, ist es Ihnen nicht verboten, regelmäßig kurze Rückblicke gemeinsam mit dem Team vorzunehmen. Dies erspart Ihnen letztendlich Zeit und bringt dem Team zweifelsohne Vorteile für den Fortlauf des Projekts.

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About the Author

Ich bin gern mit Menschen in Kontakt, kommuniziere und diskutiere gerne. Die Eigenschaften 'Hilfsbereitschaft' und ein 'Hang zum Verrückt sein' charakterisieren mich ganz gut. Neben meinem Beruf schließe ich gerade meinen MBA ab. Ehrgeizig und offen für neue Herausforderungen bin ich demnach auch, allerdings nicht immer. Denn auch meine Motivation und Produktivität stellen nicht immer einen exponentiellen Graphen dar. Genau deshalb beschäftige ich mich aber so gern mit diesen Themen und teile Erfahrungen, Wissen und Tipps mit allen die das auch wollen :)

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