Projektreviews verbessern: Lessons Learned und Retrospektiven
Projekte verlaufen selten nach Plan. Erfahren Sie hier, wie Sie aus Ihrem nächsten Lessons Learned Workshop oder Retrospektive das beste Ergebnis rausholen können.
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Über das Ziel sind sich beide Methoden einig
Im Allgemeinen verfolgen beide Methoden das gleiche Ziel: Sie helfen uns Ursachen von Erfolgen und Misserfolgen zu finden. Die Ergebnisse nutzen wir dann für zukünftige bzw. Folgeprojekte um sie effizienter zu gestalten.
Lessons Learned
Diese Workshops finden meist im Anschluss an ein Projekt oder nach Abschluss bedeutender Meilensteine statt. Alle Projektbeteiligten werfen gemeinsam einen Rückblick auf das beendete Projekt/Meilenstein.
Wir identifizieren hier Ursachen von aufgetretenen Problemen, um ähnliche in Zukunft mit diesem Wissen zu vermieden. Außerdem leiten Teams aus den positiven Erfahrungen sogenannte Best Practices ab. Dies sind Anleitungen bzw. Vorgehensweisen die sich sehr bewährt haben.
Häufiges Problem bei Lessons Learned
Diese Sessions finden leider auch auf einer Beziehungsebene statt. Eigentlich sollen alle Projektmitglieder einen Schlussstrich unter das Projekt ziehen und in Frieden auseinandergehen. Aber das mit dem Frieden ist so eine Sache.
Häufig entstehen Diskussionen darüber, den Sündenbock für Probleme und Fehler festzulegen, anstatt aus den Erfahrungen wichtige Lehren zu ziehen.
Aus diesem Grund sehen nur wenige Teilnehmer diese Methode als wirklich wertvoll an.
In diesem Zusammenhang lohnt ein tiefergehender Blick auf eine mögliche „Alternative“: Die Retrospektiven, kurz Retros.
Retrospektiven
Der Begriff Retrospektive stammt aus dem agilen Projektleben. Die sogenannten Retros finden im Anschluss an jeden Sprint statt. Retros finden also öfter statt und sind pro Meeting jeweils kürzer verglichen mit einem Lessons Learned-Workshop.
Retros motivieren die Projektmitglieder zurück zu blicken um die Quellen entstandener Hindernisse und Hürden herauszufinden. Aber nicht nur das Verstehen und Nachvollziehen von Misserfolg spielt eine Rolle. Einen ebenso hohen Stellenwert haben auch die positiven Erfahrungen.
Zu Verstehen wie etwas gut funktioniert ist nämlich Basis für einen wiederholten Erfolg in der Zukunft. Die Teilnehmer leiten daher auch hier Best Practices aus den Erfolgen ab und halten sie fest.
Vorteil
Die regelmäßige Durchführung solcher Team-Retros begünstigt eine erfolgreiche Projekt-Retro. Letztere findet gegen Ende eines Projekts statt und ist umso gehaltvoller, je regelmäßiger zuvor Team-Retros durchgeführt wurden.
Ein positiver Einklang für Projektreviews
Die Unterschiede in Frequenz und "Charakter" zwischen des beiden Methoden mögen unscheinbar wirken, haben aber große Auswirkungen!
Während Sprints & Retros i.d.R. eine Frequenz von zwei bis vier Wochen haben, liegen die zu untersuchenden Projekte bei Lessons Learned-Workshops oft mehr als 6 Woche zurück.
Woran liegt das?
Je nachdem wie erfolgreich ein Projekt verlaufen ist verhält sich die Stimmung im Team. Ausgerechnet wenn es einige Hürden und Probleme gab, und Learnings umso wichtiger sind, finden Reviews erst spät statt. Projektleiter warten meist ab bis sich die Emotionen der Mitarbeiter zu diesem Projekt gelegt haben. Ansonsten könnte ein solcher Workshop eine recht persönliche Note erhalten und leicht in die Suche nach einem Sündenbock mutieren. Der Fokus ginge verloren.
Die Beteiligten von Retrospektiven hingegen scheinen deutlich motivierter, offener und vielleicht auch besser im Identifizieren von Fehlerquellen und deren Vermeidung im weiteren Projektverlauf. Der einfache Grund dafür ist, dass das jeweilige Projekt zum Zeitpunkt des Reviews noch nicht abgeschlossen ist. Somit kann Gelerntes direkt umgesetzt werden und die Erinnerungen an Problemsituationen sind noch jung und wahrheitsgetreuer.
Hinzu kommt der Vorteil von vielen Wiederholungen. Je regelmäßiger Team-Retros stattfinden, desto eingespielter sind die Mitarbeiter und desto effizienter werden diese Meetings.
3 Tipps für Projektreviews, v.a. für Lessons Learned
Tipp 1:
Viele Wiederholungen sowie ein klar definiertes und offen kommuniziertes Ziel sind essentielle Vorteile von Retrospektiven.
Tipp 2:
Anstatt einen langen Workshop nach Ende eines Projekts zu veranlassen, könnten mehrere kürzere Review-Meetings etabliert werden. Dann könnten Mitarbeiter direkt aus dem Gelernten profitieren, es anwenden und weitergeben.
Das gemeinsame Feiern von Erfolgen ist außerdem auch ein ganz wesentlicher Produktivitäts-Booster und Stimmungsmachen für das ganze Team. Erfole und positive Erfahrung in Projekten sollten daher nicht mehr zu kurz kommen!
Tipp 3:
Jedes Team sollte sich gemeinsam auf ein Ziel einigen. Dieses könnte zu jedem Workshop wiederholt und in Erinnerung gerufen werden, um den Fokus eines Review-Meetings zu erhöhen.
Nur weil Sie beispielsweise nicht offiziell agil arbeiten ist es Ihnen nicht verboten regelmäßig kurze Rückblicke mit dem Team vorzunehmen. Dies erspart Ihnen letztendlich Zeit und bringt dem Team zweifelsohne Vorteile für den Fortlauf des Projekts.