Alles ist ganz dringend!

By Nadya Bujnowski | Allgemein

Passend zu unserer nächsten Podcast-Folge, die am Donnerstag erscheint, spreche ich heute schon mal das Thema Getting Things Done an, kurz GTD. Diese Methode beschäftigt sich damit:

Wie bekomme ich alle meine Aufgaben erledigt? Und zwar am besten qualitativ und produktiv und mit Freude?

Der Begründer der GTD-Methode bzw. dieses Ansatzes heißt David Allen. In seinem Buch "Wie ich die Dinge geregelt kriege" zielt er vor allem darauf ab, unserem Leben mehr Entspannung zu verleihen, weil wir dadurch kreativer und produktiver werden. Dabei legt er viel Wert darauf, dass es eine Methode ist, die sich einfach anwenden lässt. Achtung, hier scheint immer alles dringend zu sein!

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Das Ziel von GTD ist, wieder effizienter und mit mehr Freude zu arbeiten und zu leben.

Das Motto von GTD lautet: "Alles ist ohnehin ganz dringend"

GTD ist eine Produktivitätsmethode, die als Gesamtsystem zu verstehen ist und funktioniert nach festgelegten Grundsätzen. Letztere bestehen aus folgenden Schritten:

Schritt 1:

Erfassen der Aufgaben: Alles was in deinem Kopf ist, muss raus und aufgeschrieben oder irgendwie festgehalten werden. Nur, wenn dein Kopf leer ist, kannst du dich auf eine wichtige Aufgabe vollkommen konzentrieren und fokussieren! Andernfalls bist du die ganze Zeit abgelenkt weil du besorgt bist, deine Gedanken oder Erinnerungen zu vergessen. 

Tipp: habe ausschließlich 1 Quelle, an der du all deine Gedanken, Ideen, Erinnerungen, Termine, Aufgaben, etc. sammelst! Ausschließlich EINE Quelle!

Schritt 2:

Quellen durcharbeiten: Plane dir einen festen Zeitpunkt an dem du täglich in deine Quelle siehst und dir einzelne Aufgaben herausnimmst, um sie zu bearbeiten. GTD gibt vor, dass wir alles, was unter 2 Minuten erledigt werden kann, sofort gemacht werden soll, egal ob sie dringend sind oder nicht. Bei allen anderen Aufgaben sollen wir uns fragen: a) " Worum geht's?" b) "kann ich etwas unternehmen?" c) "was wäre der nächste Schritt?". Je nachdem wie die Antworten ausfallen, sortieren wir es in unserer Quelle ein oder, wenn wenn wir es nicht brauchen oder wir nichts damit machen wollen, schmeißen wir die Aufgabe bzw. diesen Eintrag weg.

Tipp: Nichts wieder zurück in die Quelle legen. Also wenn dann erledigen bzw. aufdröseln und einteilen, oder wegschmeißen. NICHT liegen lassen.

Schritt 3:

Organisation der Einträge aus der Aufgabenquelle: Unsere Aufgaben sollen wir mit Hilfe von Kalendereinträgen und To-Do-Listen organisieren. Dabei gibt GTD vor, dass wir Aufgaben die alle am Computer erledigt werden können gekennzeichnet werden, alle Anrufe gekennzeichnet werden, usw. Sodass wir quasi auf einen Schlag sehen, welche Aufgaben wir bündeln können.

Prioritäten gibt es hier so gut wie keine, denn "ohnehin sei alles immer ganz dringend". Außerdem gibt es einen Unterschied zwischen Aufgaben und Projekten: Sobald eine "Aufgabe" mehr als zwei Handlungsschritte benötigt, spricht man bei GTD von einem Projekt.

Andere Sachen, die wir vielleicht mal wieder brauchen, sowas wie Anleitungen, Bedienungsunterlagen, Rechnungen etc. sollen auf einer Ablage oder in einem Archiv organisiert werden.

Schritt 4:

Letzter Schritt, bevor wir handeln: Alles durchschauen und einen Tagesplan erstellen, der alle nächsten Schritte beinhaltet. Am besten legst du mehrmals pro Tag (neu) fest, was du als nächstes machst. Auch wenn GTD keine Prioritäten kennt, gibt es sie dennoch. Es gibt einfach Dinge, die haben Vorrang. Und eigentlich gibt es auch Dinge die sich in ihrer Dringlichkeit und daher Reihenfolge unterscheiden sollten. Mehr dazu gern in unserem Podcast.

Tipp: Prüfe also nach jeder erledigten Aufgabe, ob sich an den nächsten Schritten evtl. etwas ändert. Prüfe, ob die Schritte auch mit den Terminen im Kalender übereinstimmen. Und fahre dann weiter fort.  

Mache Wochenrückblicke, leere die Quelle der Aufgaben und schau, ob dein System noch gut funktioniert. Wichtig ist, dass es nicht mit zu vielen unnötigen oder unbearbeiteten Aufgaben vollgemüllt ist,

Schritt 5:

Los geht's! - GTD sagt: erst den unmittelbar nächsten Schritt definieren und ihn dann sofort erledigen, dabei aber auf den Kontext achten: befindest du dich gerade am PC oder bist du unterwegs und kommst an einem Supermarkt vorbei? Schau dir deine verfügbare Zeit an und deine Energie und danach richtet sich dann auch der nächste Schritt, also die nächste Aufgabe. Aber generell ist alles was du dir vornimmst und was du erledigen willst ist dringend, damit du es auch tatsächlich angehst und machst.

Was Fans von GTD über diese Methode sagen

Das funktioniert gut:

Fokus liegt auf der Erledigung, nicht auf der Planung. Denn du definierst deinen nächsten Schritt immer und machst ihn dann auch sofort. Heißt, du unterteilst automatisch große Aufgaben in kleine, sofort zu erledigende Schritte und führst sie sofort aus.

Da alles aus unseren Köpfen raus kann und in dem System landet, hilft es sich besser zu fokussieren und neue Ideen und Gedanken zu haben.

GTD gibt keine Tools oder Systeme vor, mit deren Hilfe wir arbeiten sollen, sondern das ist uns überlassen. Es kommt "einfach" nur auf diese 5 Schritte an.

Das sind Hürden, die es zu meistern gilt:

Um in dieses System reinzukommen und es auszuprobieren benötigt man etwas Zeit und Ausdauer, denn es muss erstmal verstanden werden, bevor wir es wirklich nützlich anwenden können.

Das System muss gepflegt und "gewartet" werden. Das klingt mühselig und ist es teilweise auch. Aber einmal am Ende der Woche, sollten wir uns diese Zeit nehmen und zurückblicken und aufräumen.

Fazit

Es ist eine etwas andere Herangehensweise und ganz klar, für alle, die sich vor allem an Prioritäten  bzw. wichtig/ unwichtig und dringend / nicht-dringend orientieren, keine zu empfehlende Methode. Bzw. wäre die Umstellung mit großen Änderungen und somit Schwierigkeiten verbunden. 

Dennoch ist GTD eine berechtigte und vor allem praktisch orientierte Methode, um produktiver zu werden, weniger Dinge zu vergessen, und letztendlich alles zu schaffen, was man sich vornimmt. Egal in welcher Reihenfolge, aber passend zum Kontext.

Es lohnt sich, dies auszuprobieren! Aber mit Geduld.

Am Donnerstag erfahrt ihr wie Philipp das sieht. Er erklärt die Methode auch etwas anschaulicher 😉 Hört gern rein! Hier geht's zur Podcast-Folge!

Ihr Feedback hilft uns sehr, uns auf die wichtigen Dinge zu fokussieren!

About the Author

Ich bin gern mit Menschen in Kontakt, kommuniziere und diskutiere gerne. Die Eigenschaften 'Hilfsbereitschaft' und ein 'Hang zum Verrückt sein' charakterisieren mich ganz gut. Neben meinem Beruf schließe ich gerade meinen MBA ab. Ehrgeizig und offen für neue Herausforderungen bin ich demnach auch, allerdings nicht immer. Denn auch meine Motivation und Produktivität stellen nicht immer einen exponentiellen Graphen dar. Genau deshalb beschäftige ich mich aber so gern mit diesen Themen und teile Erfahrungen, Wissen und Tipps mit allen die das auch wollen :)

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