Was dich in der Folge erwartet:
Erfahre...
- ...wie du dich richtig im Team organisierst
- ...wovon ein Organisations-Board wie das Canban-Board lebt
- ...was die Voraussetzung für ein funktionierendes Board ist
- ...welche Fehler du dabei unbedingt vermeiden solltest
- ...inwieweit es dich produktiver macht mit einem solchen Board zu arbeiten
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Überblick
Ich verwende „Canban“ hier in der Beschreibung bloß als Alias für Canban boards, Scrum boards, trello boards, Jira boards oder physischen Boards mit ähnlichem Hintergrund.
Für all’ die, für die sich das wie chinesische Worte anhört (also die nicht wissen um was es geht), reiße ich das ganz grob an.
Die Arten wie diese Boards genutzt werden und wie sie verwaltet werden sind absolut vielfältig.
Gefühlt gibt es jeden Monat eine neue Theorie, wie mit anderer Vorgehensweise noch bessere Wege zur Organisation möglich sind.
Vieles davon kann ich belächeln, denn wir werden ja nicht produktiv, in dem wir uns den halben Tag mit der Organisation unserer Aufgaben beschäftigen.
JEDENFALLS
Gibt es aus meiner Sicht in JEDEM dieser Board-Strukturen (die ich bislang kennenlernen durfte) einen absolut kritischen Produktivitätsfaktor, der für wirklich alle Theorien gültig ist.
Ich nenne ihn „Momentum“.
In dieser Folge erläutere ich, was ich genau damit meine und WIE ihr diesen für Eure Projekte nutzen könnt, damit Ihr und das Team produktiver wird.
Ich freue mich auf Eure Anregungen dazu!
Wie produktiv bist Du während der Arbeit? Teste jetzt Deinen Produktivitätsindex unter https://bitpuls.de
Transkript
Hallo und einen wunderschönen guten Morgen für alle die wieder mal die den bitpuls Podcast eingeschaltet haben.
Ich möchte heute was über das schöne Trelloboard und Produktivität mit Issue-Trackern oder Ticket Trackern oder ich habe ja schon gesagt Trelloboards, Scrum-Boards, Canban-Boards, etc. Wie auch immer diese ganzen Dinge heißen, dazu möchte ich ein bisschen was erzählen. Nämlich wie sie die Produktivität enorm stagnieren lassen könnten und welche Fehler du eben nicht machen solltest du, wenn du sowas benutzt. Für alle für die das jetzt gerade chinesisch geklungen hat, nach dem Motto was ist ein Trelloboard, was ist ein Scrum-Board, was ist ein Canban-Board, was ist ein Ticket Tracker, ihr kommt nicht aus der IT. Das ist aber überhaupt nicht schlimm. Ja okay, was sage ich gerade, also selbst das Canban-Board kommt auch nicht ursprünglich aus der IT, sondern aus der Automobilindustrie aus Japan. Aber ok, anderes Thema: für alle die, die es nicht gehört haben: ich möchte es einfach kurz erklären.
Im Prinzip geht es darum: ihr habt Tätigkeiten, die in einer gewissen Reihenfolge durchgeführt werden müssen. Die Reihenfolge muss nicht immer ganz präzise klar sein aber zumindest so ungefähr. Die kann man sich dann organisieren in gewissen Strukturen. Eine Struktur ist dann eben so ein Canban-Board zum Beispiel. Diese Struktur ist dann so eine, dass man gewisse Spalten hat, also manche machen das auch in irgendwelchen Whiteboards im Büro also so richtig physisch mit Brett und Zetteln, die man dann draufkleben kann. Das gibt's dann eben auch digital von Trello. Also man organisiert einfach diese Tasks in unterschiedliche Spalten. Zum Beispiel in die Spalten wie "das ist geplant" oder "das muss noch konzipiert werden" und "das wartet noch auf Approval vom Fachbereich", "ist im Test", "ich brauche noch Input" und so weiter. Also das macht jedes Projekt-Team. Man kann sich unterschiedliche Boards machen, es gibt manchmal ganz große Boards und es gibt dann eben für kleine Teilbereiche wieder andere Boards und so weiter und so fort. Auf jeden Fall ist der Key-Factor, dass der Mitarbeiter dorthin gucken kann, wenn er jetzt gerade nichts mehr zu tun hat. Er schaut hin und sieht >>okay die fünf Tickets oder Aufgaben können erledigt werden. Welche kann ich denn erledigen davon und worauf habe ich dann auch noch vielleicht Lust? Komm dann mache ich jetzt das und dann schnappe ich mir dieses Ticket<<. Dann schiebt er es einfach in die andere Spalte in "Bearbeitung" zum Beispiel. Also bitte erschlagt mich nicht, für alle die, die jetzt ganz tief in Scrum sind und die den Prozess ein bisschen anders handhaben. Ich denke ich hab das im Groben und Ganzen so erklärt wie es in vielen Fällen läuft. Und ich weiß es gibt sehr viele Abwandlungen dazu. Jedenfalls, das mal kurz für die Basics.
Jetzt gibt es in so einem Board einen Momentum-Faktor. Und dieser Momentum-Faktor ist absolut kritisch für die Produktivität. So jetzt habe ich es gesagt. Wer von euch weiß was ich damit meine? Ja ich sehe schon einige davon ahnen es möglicherweise schon.
Der Momentum-Faktor:
also jedes Board hat ein gewisses Momentum. Mit Momentum meine ich eine Durchgangsgeschwindigkeit, nämlich vom Task zur Fertigstellung. Und es ist ein sehr psychologischer Effekt über den ich spreche. Aber es ist eben ein Effekt der, egal ob psychologisch oder nicht ist, das ist halt ein Effekt der die Produktivität killst ODER sie voran bringt! Nämlich wenn ein Board stagniert, also wenn das Momentum stagniert, dann wird auch das Projekt stagnieren auf kurz oder lang. Oder eben die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter, der Spaß der Mitarbeiter, die Produktivität am Ende, also das ist ein Teufelskreis. Ist die Produktivität nicht da. fehlt auch der Spaß. Die Leute beschäftigen sich mit anderen Themen. Und dieses Momentum gilt es daher am Leben zu halten. Ich gehe noch mal ein bisschen präziser darauf ein, was ich damit meine:
ich meine damit, dass dieses Board sich bewegen muss, dass dieses Board leben muss! Also es bringt nichts, wenn da jetzt ein Board ist, wo seit drei Wochen der eine Task steht "Webseite überarbeiten" oder "großes Angebot muss verhandelt werden" jetzt gehe ich wieder ins Technische, also bei Trello zum Beispiel kann man sich in einer so Karte, also für alle die, die wirklich überhaupt keine Ahnung haben von was ich spreche, stellt es euch vor wie eine Karteikarte, wie ihr früher Vokabeln gelernt habt, und die habt ihr in so komischen Holz-Kartons geschachtelt. Und auf jeden Holz-Karton schreibt man halt was unterschiedliches drauf. So und jetzt gibt es in diesem Trello, jetzt bin ich wieder zurück in der Technik, gibt es eben die Möglichkeit, dass man in so einer Karte auch eine Checkliste zum Beispiel hinterlegt oder kleine Sub-Tasks, die einfach erledigt werden müssen oder eben Dinge, die danach getestet werden müssen und so weiter. Also es gibt da ganz vielfältige Möglichkeiten sich zu organisieren. Jedenfalls wenn man sich jetzt mal so vorstellt ich hab ein Task der heißt "großes Projekt", ich bin jetzt ein Maschinenbauer. So, "Angebot XY muss erstellt werden", aber dafür muss man halt erstmal nach Shanghai fliegen, um sich irgendwie die Produktionsstandorte anzugucken. muss irgendwie Sachen ausmessen, muss wieder zurückgehen mit den Ingenieuren sprechen, alles abstimmen und so weiter und dann wird halt irgendwann so eine Angebotskalkulation mal angefangen. So, das kann ganz schön dauern. Das heißt, wenn man da jetzt schon einen Tag also eine Karteikarte macht, wo drinsteht "Angebote xy erstellen" wäre das da drin. Der Prozess für diese Angebotserstellung dauert vielleicht drei Wochen, vielleicht drei Monate. Das heißt an diesem Board ändert sich jetzt erstmal nichts.
Also wenn wenn jeder der an diesem Board partizipiert eben nur solche Typen von Aufgaben macht und sagen wir mal die Vertriebsmannschaft besteht aus 10 Leuten und es gibt jetzt auch gerade, also ich vereinfache das jetzt gerade ein bisschen aber ich denke damit kommt es einfach rüber. Ihr habt jetzt eine Vertriebsmannschaft von 10 Leuten. Diese 10 Leute sollen jeweils ein Angebot machen, dass eine in Shanghai, das andere in China, das andere in Japan. (Ok, Shanghai & China war ne blöde Differenzierung, wie auch immer) in unterschiedlichen Ländern und die durchschnittliche Laufzeit beträgt drei Monate. So das heißt dann steht bei dem einen der Philipp macht das, der Horst macht das, die Sandra macht das und so weiter und so fort. Damit steht dann dieses Board und das ist dann ganz schön, da gibt es eine Spalte und da sind überall Aufgaben verteilt und dieses Board verändert sich einfach die nächsten drei Monate nicht, weil die Leute ihre Arbeit machen und in diesem Board steckt quasi kein Momentum. Wohingegen wenn man das jetzt runterbrechen würde und eben viele kleine Tasks daraus machen würde, also so eine Checkliste wäre auch nicht gut wenn man dann in einer Karteikarte jetzt einfach dann 150 Aufgaben drinnen hat, weil man einfach das Momentum nicht erkennt.
Dieses Board muss leben, weil das Board wenn es lebt auch ein Motivationsfaktor für die Person die es anwendet ist. Deswegen ist es unglaublich wichtig. Das ist auch ein sehr befreiendes Gefühl eine Karte dann in die andere Spalte wieder zu bringen und dieses befreiende Gefühl motiviert im Umkehrschluss natürlich auch, weil man ja denn das auch wieder haben will. Das ist ja wie beim Fußballspielen: wenn du ein Tor schießt bist du unglaublich motiviert jetzt gleich noch ein Tor zu schießen. Ich erinnere mich da an ein paar FC Bayern Spiele, wo sie bis zu 92, Minute noch hinten dran waren und dann nochmal schnell 5 Tore reinschießen. Kommt vielleicht daher, naja ok. However, wollen wir dass mal nicht mit dem Fußball übertreiben. Auf jeden Fall die Kern-Message ist: der Produktivitäts-Killer sind Boards, die sich nicht bewegen! Das heißt, wenn du keine Boards im Einsatz hast weil das alles für dich jetzt Neuland ist, schau dich vielleicht mal bei Trello.com vorbei, ich glaube es lohnt sich also auch in nicht-IT Berufen gibt ganz viele Möglichkeiten wie man so einem Board anwenden kann.
Ich kann dir empfehlen, schau dir einfach mal die einfachste an, also Canban und strukturiere einfach mal alles selber. Ihr könnt mir schreiben wenn ich mal ein paar Vorgehensweisen dazu auch vorschlagen soll, dann würde ich das auch gerne machen. Aber jetzt grundsätzlich gehe ich mal davon aus, dass die meisten von euch einfach wissen wovon ich spreche. Benutzt es weil es ist gut. Wenn du es nicht benutzt setze es ein, aber achte darauf, dass eben das Momentum gehalten werden kann. Und das kann man ganz einfach erreichen. Ich meine wenn ihr jetzt gesagt >>ja toll wie soll ich das denn machen? Da ist ja dieses eine Ticket das drei Monate dauert, wie soll ich denn jetzt schneller rüberbringen? Philipp sagt ich solle Momentum reinbringen, aber ich brauche ja drei Monate dafür<< - Ja genau, aber dann teile es halt auf. Das heißt teile es einfach auf in unterschiedliche Teile und am besten also so als Faustregel würde ich sagen sollte einfach keinen Task länger dauern als ein Tag. Also ich bin jetzt auch kein Freund davon, dass man am Tag 20 oder 30 solcher Tasks arbeiten kann, weil dann ist es irgendwann sind wir nur noch damit beschäftigt also das soll tatsächlich nur ein Tracking Tool oder eine Unterstützung und Motivation sein. Also wenn wir jetzt alle zwei Stunden ein Ticket machen könnten oder es in eine andere Spalte bringen könntet dann ist das vollkommen ausreichend. Also mit 20, 40 Dingern da bist ja nur noch am Board aber du sollst ja arbeiten, du sollst ja produktiv sein. Nicht jetzt auf dem Board mit dem Management und der Begründung verbringen.
Deswegen ja mach die Tasks kleiner. Man kann sie kategorisieren mit Labels, mit Namenskonventionen, stimmt euch alle mal ab einfach. Jedenfalls ist es ganz ganz wichtig also meine absolute Empfehlung für euch: schaut dass das Board Momentum behält und dann schaut mal auf die Erfolge die am Ende rauskommen und ihr werdet begeistert sein. In diesem Sinne wünsche ich dir einen super super produktiven und erfolgreichen Tag und wir hören uns morgen wieder - ciao!