Folge 24
Was dich in der Folge erwartet:
Erfahre...
- ...den Beweis dafür, dass Produktivität kein Hexenwerk ist
- ...selbst, wie einfach es geht produktiver zu werden
- ...welche großen Auswirkungen Kleinigkeiten haben
- ...welche positiven Nebeneffekte Produktivität bringen
More...
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Überblick
In der letzten Folge habe ich vermittelt, dass Produktivität ganz und gar nicht esoterisch ist, sondern auf Naturgesetzen beruht.
Zumindest in der Art und Weise, wie ich sie verstehe und hier auch verbreite.
Jeder der mich kennt weiß, dass ich nicht gerne nur um einen heißen Brei herumspreche, sondern ein Fan von Fakten und Beweisen bin.
Deshalb mache ich mit dieser Folge einen kurzen Ausflug in eines unserer persönlichen Projekte, mit dem wir der Personengruppe "Baustoffhändler Vertriebspersonal" mehr Lebenszeit geben durften. Durch produktivitätsfördernde Software für den Baustoffhandel (https://easy-stacks.de).
Jeder Vorgang wird von durchschnittlich 60 Minuten auf 20 Minuten reduziert.
Aber was macht man jetzt mit so viel frei gewordener Zeit?
Weniger Stress klingt gut, oder? ODER dürfte es vielleicht mehr Umsatz sein? Oder eine Planung zur Kostenreduktion?
Das liegt wohl in jedem individuellen Ermessen!
Dieses Beispiel ist nur eins von vielen, von denen, die jeden Tag verwendet werden. KEIN Voodoo oder Hokus Pokus, kein halbes Glas, dessen Füllstand interpretiert werden muss.
Wie produktiv bist Du während der Arbeit? Teste jetzt Deinen Produktivitätsindex unter https://bitpuls.de
Transkript
Einen wunderschönen guten Morgen mal wieder für alle, die den bitpuls Podcast eingeschaltet haben. Ich freue mich wieder ganz stark, dass du dabei bist. Ich denke du hast wahrscheinlich eine sehr hohe Erwartungshaltung heute in diesem Podcast, weil ich gestern schon gespoilert hab, aber leider war die Zeit zu kurz einfach. Also heute geht es um einen echten live Produktivitäts-Hack und wie wir ihn gemacht haben. Das ist ein Beispiel und es ist nicht so, dass das jetzt für alle was passendes sein könnte. eher im Gegenteil. Aber einfach mal als Realitätsbeispiel, was man alles so mit Produktivität erreichen kann. beziehungsweise was wir gemacht haben. Und ich hoffe dieses Beispiel demonstriert einfach, dass es in jeder noch so kleinsten Tätigkeit Möglichkeiten gibt, um Produktivität rauszuholen. Nämlich immer dann, wenn sich Dinge wiederholen und wiederholen und dich langweilen. Jetzt hatten wir dann einen Bekannten und haben ihn immer noch, nur jetzt ist er vom Status "Bekannter" in den Status "Kunde" gewechselt, aufgrund unseres Produktivitäts-Hacks. Auf jeden Fall ist er Baustoffhändler. Und die kriegen regelmäßig ganz viele PDFs zugeschickt. Sie drucken diese Papiere aus, sortieren sie dann danach in unterschiedliche Häufchen und das machen sie dafür, damit sie diese unterschiedlichen Häufchen dann per Fax irgendwo weiter verschicken.
Und dann vergeht ein bisschen Zeit, bis dann die, denen sie das Fax geschickt haben, entweder von sich aus wieder etwas zurück wachsen oder bis die Leute eben angerufen werden von den Händlern, dass sie doch bitte mal das Bearbeiten und danach zurück faxen. So und als ich das gehört habe, dass so etwas so funktioniert. hat mich erstmal der Schlag getroffen! Weil, wir haben es irgendwie jetzt doch schon deutlich in 2003 also überhaupt Fax ist ja für mich schon ein bisschen, ja wie soll ich sagen, ist nicht so ganz 'State of the Art', auch wenn es immer noch als gültiges Mittel ausschließlich durchgeht, wenn es nicht die Post ist. Aber anyway. Auf jeden Fall fand ich diesen Prozess einfach komisch. Und dann haben wir mal unterschiedliche von diesen Händlern gefragt und die haben uns dann bestätigt. Ja, die machen das auch alle so und sie haben uns auch bestätigt >>ja es kostet verdammt viel Zeit<<
Naja, dann hat ein Kollege von mir, hat sich dann gedacht >> das kann man doch irgendwie digital machen.<< Ich mein, die bekommen das das ursprüngliche PDF als e-Mail rein. Und dann haben wir jetzt mal diese e-Mail angedockt an so eine kleine Softwarelösung von uns. Und auf einmal, also und wir stellen das PDF dann einfach Seite für Seite dar und geben dem User quasi die Möglichkeit, indem er auf eine Taste drückt, das in einen virtuellen Stapel zu schieben. Und er kann sogar in mehrere virtuelle Stapel schieben, also die Tasten sind eben nummeriert. also das ist eins bis neun in der Regel. Und dann kann man auch einfach sagen >>das kommt jetzt in Stapel eins, das kommt jetzt in Stapel 2, das kommt in Stapel 3<< Natürlich kann der dann den Stapel noch benennen. Das man im Nachhinein noch weiß zu was der gut war. Aber so durch dieses billige Mittel, also ich lasse es noch einmal kurz Revue passieren: es kommt ein PDF rein. Dieses PDF wird in einer Softwarelösung gestartet und dann geht man Seite für Seite durch und weist den einfache Tags zu, würden wir im IT-Umfeld sagen. Einfach nur >>das ist der Stapel für den Hersteller x, das ist der Stapel für den Hersteller y, Dass ist der Stapel für den Hersteller z. So nachdem der jetzt durch ist, also wenn dann keine Seite mehr übrig ist, dann sagt einem diese Software >>hey du wirst jetzt auch fertig<< das ist ganz toll, dann kann man anfangen diese Dinge jetzt zu verschicken. Das heißt, der anderen drückt dann auf diesen Stapel den er angelegt hat für den Hersteller und dann wird ihm der in einer Druckvorschau geöffnet. Und jetzt hat dieser die Händler einen Drucktreiber der Fax, da drückt er dann einfach auf ausdrucken via Fax, gibt da die Telefonnummern oder die Faxnummer eben an und auf einmal geht es rüber.
Und der hat keinen einzigen Druck mehr angestoßen. Der hat sich nicht hingestellt, um irgendetwas zu sortieren und er hat Zeit gespart. Denn ich hab's gestern schon gesagt, also wenn man das dann gemessen hat und die Leute haben sie ausprobiert. Die Messung hat ergeben, dass sie normalerweise bei diesem solchen Seitenumfang eine Stunde brauchen und jetzt brauchen sie nur noch 20 Minuten. Also was haben wir gemacht? Wir haben jeden der das benutzt haben wir für jede von diesen Anfragen die reinkommen, schenken wir zwei drittel seiner Lebenszeit. Wo für er die dann einsetzt ist natürlich wieder etwas anderes. Aber, damit ist er jetzt mal produktiver geworden. Das heißt er muss weniger hineinstecken, um das gleiche Ergebnis zu bekommen und er muss vor allem, und das ist das ist viel wichtiger für mich, er muss vor allem viel weniger von dem reinstecken, worauf er keinen Bock hat.
Also dass er gar nicht mehr zu dem Drucker laufen und irgendwas sortieren muss. Er macht es auf Knopfdruck, das heißt er muss nicht mehr aufstehen. Da sagen andere: >>okay aber Bewegung ist doch gesund<< Der kann sich ja danach 40 Minuten bewegen, wenn er lustig ist. Aber er könnte ja auch die Kunden beraten und vielleicht mehr Umsatz machen oder er könnte irgendwas aufputzen und dafür wird die Putzfrau nicht mehr gebraucht oder wie auch immer. Also man kann ja den Produktivitätsgewinn einsetzen, um mehr Geld zu machen oder weniger Geld auszugeben. Das liegt ja dann in der Entscheidung des entsprechenden Unternehmers oder Individuum. Auf jeden Fall kann man sich so Freiräume schaffen, in denen man sich um andere Dinge kümmern kann, die vielleicht abwechslungsreicher sind und die vielleicht mehr Spaß machen.
So das war jetzt unser live Beispiel aus meiner Welt. Bitte erzählt mir noch mal, das hier ist alles esoterisch und nicht so relevant und funktioniert ja für mich auch nicht. Sagt ja eh jeder. >>das ist ja schön, da hast du ja etwas gefunden und das ist einmalig<< Nein! Es ist einfach so: für alles, was wiederkehrend ist, lassen sich Dinge finden. Also insofern, ich freue mich auf deine Kommentare und ja auch, dass hoffentlich tolle Feedback und dann hören wir uns zum nächsten Mal wieder, bis dann.