Productivity Hack: Personal Mass Mails – Podcast

By Nadya Bujnowski | Podcast

Folge 76 - Productivity Hack: private Mass Mails

Was dich in der Folge erwartet:

Erfahre...

  • ...wie du ohne ein System...
  • ...beim versenden der gleichen E-Mail an viele Kontakte... 
  • ...enorm viel Energie &
  • ...wertvolle Zeit einsparen kannst und deine...
  • ...Produktivität mit 1 Schritt erhöhst!

More...

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Überblick

Diese Folge ist für alle nicht-ITler, die mehrfach dieselben Mails an unterschiedliche Menschen verschicken wollen.

Ich habe gestern mal kurz aushelfen dürfen, und mal adhoc 1-3 Stunden Lebenszeit gespart.


Mit einem "Trick" den ich für selbstverständlich gehalten habe. Also für mich ist das weder ein Trick, noch hätte ich erwartet, dass das jemandem helfen könnte.

Aber tatsächlich kam jetzt der Punkt, wo dieses scheinbar geglaubte "Standard-Wissen" anderen noch weiterhelfen konnte.


Und für den Fall, dass es da draußen noch mehr Personen gibt, denen diese Information helfen kann, habe ich das kurz um in diesen Podcast gepackt!


Also für alle, die wissen, wie sie ihre Mails gleichzeitig an viele Personen schicken, ohne deren Identität preiszugeben: Das ist nichts für Euch!


Für all die, die nur um die Identität der Empfängerliste zu wahren, etliche einzelne Mails schreiben: Unbedingt hören!

Keine weiteren Tools erforderlich!


Behalte Deine Lebenszeit, die Du sonst fürs E-Mail kopieren benötigst, und nutze sie für produktivere Dinge, die Dich dem näher bringen, was Du begehrst. (Vielleicht ist es der Feierabend?)

 

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Transkript

Hallo und herzlich Willkommen und einen wunderschönen guten Morgen in den Wochenend start oder so. Ich möchte zum Wochenende euch einen kurzen Produktivitäts-Hack liefern weil wir haben ja schon echt besonders lange keinen Produktivitäts-Hack mehr gehabt und für all die die aber IT-affin sind: ihr könnt eigentlich abschalten jetzt, weil das wird ein Hack sein, der für jeden IT-ler absolut klar ist und sogar für viele andere nicht IT-ler absolut klar ist und dennoch gibt es immer noch Leute denen es nicht klar ist. Und naja aus gegebenem Anlass sozusagen, weil ich Jemanden damit dann wieder bestimmt eine Stunde Lebenszeit schenken konnte habe ich gedacht ich möchte das jetzt auch nicht für mich behalten oder für uns behalten, sondern ich erzähle wie man das machen kann:

also es geht um E-Mail schreiben und naja wie gesagt, vielleicht helfe ich ja noch Jemand weiterem eine Lebensstunde produktiver zu werden. Wenn nicht, dann seid mir nicht böse dass ich über solche banalen Dinge spreche aber manchmal muss es einfach auch banal sein und gesagt werden, vielleicht bringt es euch auch am Ende nur wieder auf eine andere Idee an die ihr noch nicht gedacht habt. Also es ging darum, dass diese Person eine E-Mail schreiben wollte an viele Leute. Also es geht ja da ging's halt um Umfragen also sowas wenn man im Marketing eben ein paar Umfragen macht dann mailt man manchmal mit Leuten und natürlich normalerweise hast du irgendein System in dem du deine Daten verwaltest, aber wenn du das jetzt im privaten Umfeld oder so machst dann hast du halt wahrscheinlich irgendwie ne Excelliste oder eine Textdatei oder wie auch immer, wo du eben ein paar Daten strukturiert gesammelt hast von denen die sich da zur Verfügung gestellt haben. In diesem Fall ging's eben darum, dass eine "Massenmail" rausgehen sollten an einen kleinen Teil der E-Mail Adressen. Also mal zum Test sozusagen, aber das waren auch schon 40 Stück also das erste Package umfasst 40 E-Mail Adressen. So und dann hat die Person dann einfach 40 Mal in ihrem GMX Konto die Mail aufgemacht, sie reingepasst und hat auf senden gedrückt.

So jetzt zu allem Überfluss ist dann was passiert, nämlich dass der Link zu der Umfrage, die da drin steht, nicht gestimmt hat. Es kam eben durch die ersten Resonanzen dann zurück und jetzt war dann die Challenge "Oh f***, jetzt muss ich das alles nochmal machen" und zu dem Zeitpunkt habe ich das mitbekommen und habe erstmal noch mal ein paar Rückfragen gestellt, weil ich konnte mir gar nicht vorstellen, dass das so funktioniert, dass man das so macht. Aber es war tatsächlich so, also diese 40 Mails die wurden wirklich Mail für Mail einzeln verschickt. Und das ist natürlich unproduktiv, also außer, und der Tipp der da jetzt von mir kommt ist so banal, das heißt er erlaubt auch nicht, dass du irgendwie Teile in der E-Mail personalisierst, aber das war wohl auch gar nicht nötig. Also so wie wir das immer machen in der Firma, wir nutzen natürlich ein System, aber wie wir das vorher gemacht haben als wir eben Einladungen rausgeschickt haben oder Umfragen und sowas, da haben wir das einfach so gemacht, dass ich eine neue E-Mail geöffnet hab, der Empfänger dieser E-Mail war ich selber, das hat auch noch den neben-Vorteil, dass ich die Mail auch noch mal selber in meiner Inbox finde und sie nochmal gegenlesen kann, wobei dann ist es auch schon zu spät, wenn mir dann noch was auffällt. Trotzdem ich habe irgendwie nochmal eine Kopie von dem Original was rausgegangen ist und die ganzen Empfänger, die habe ich einfach eingetragen als BCC, also Blindkopie.

Also für alle die nicht wissen was man dieses Feld immer in ihrem Outlook oder dem sonstigen Mail-Programm benötigt, das ist dafür da, damit die anderen Empfänger eben nicht sehen an wen es noch ging. Also das heißt, du schickst es an dich selber und das Blindkopie- Feld schickt es halt dann, also über das Blindkopiefeld steuerst du deinen E-Mail-Provider dass der das auch noch an weitere weiterleitet.

Und so einfach ist es!

Und er sagt den anderen nicht, dass er das denen geschickt hat. Es ist tatsächlich einfach nur wird rausgeschickt Bäm. So und wenn du jetzt einfach eine E-Mail Adressliste in das BCC Feld pasten kannst und abschicken, dann hast du einmal die E-Mail verschickt und nicht 40 Mal! Und wenn das mal kein Produktivitätsgewinn ist, dann weiß ich auch nicht! Vor allem es kommen ja jetzt nach den 40 noch einmal die weiteren 160 bis 180 Mailadressen. Da will ich mir mal hochrechnen, also da sind gleich noch mal eineinhalb Stunden zusätzlich gespart.

Also in diesem sinne seid wirklich aware auf eure Produktivität weil das ist einfach Lebenszeit die verloren geht, wenn ihr da nicht drauf achtet. Das ist einfach Lebenszeit wenn ihr cleverer arbeitet und smarter arbeitet, dann müsst ihr weniger hart arbeiten! Und das ist doch cool! Vor allem wenn man dann früher ins Wochenende gehen kann. In diesem Sinne wünsche ich euch einen ganz kurzen schnellen produktiven Arbeitstag und ein supergeiles Wochenende sobald es so weit ist! Bis dann - ciao!

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About the Author

Ich bin gern mit Menschen in Kontakt, kommuniziere und diskutiere gerne. Die Eigenschaften 'Hilfsbereitschaft' und ein 'Hang zum Verrückt sein' charakterisieren mich ganz gut. Neben meinem Beruf schließe ich gerade meinen MBA ab. Ehrgeizig und offen für neue Herausforderungen bin ich demnach auch, allerdings nicht immer. Denn auch meine Motivation und Produktivität stellen nicht immer einen exponentiellen Graphen dar. Genau deshalb beschäftige ich mich aber so gern mit diesen Themen und teile Erfahrungen, Wissen und Tipps mit allen die das auch wollen :)

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