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IT-Projekte: 6 Einflussfaktoren auf Effektivität & Erfolg

Schenken Sie diesen 6 Faktoren ab sofort mehr Aufmerksamkeit. 

Quelle: © PureSolution – stock.adobe.com

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Dieser Artikel basiert auf einer Expertenumfrage von Horváth & Partners. 

Transparenz über Leistungserbringung

Führungskräfte können effektivere Entscheidungen treffen. Zum Beispiel, wenn sie eine hohe Transparenz über interne sowie ausgelagerte IT-Leistungserbringungen besitzen.

Sie erlangen diese Transparenz am besten mit einer eigenen Instanz dafür. Diese sollte Ihren Leistungserbringern vor allem ermöglichen, elementare Werte zu dokumentieren, teilen und reflektieren. Diese dienen als qualitative Basis für Ihre Entscheidungen.

Transparenz im Team

Auch Projektverantwortliche und -mitglieder verzeichnen einen wesentlichen Effektivitätsanstieg. Beispielsweise durch adäquater Transparenz und Reflexionsmöglichkeit über Projekte, Aufgaben und Deadlines. 

Anders gesagt, Sie können mühselige, projektspezifische Rückfragen einzelner Teammitglieder reduzieren, wenn der personen- & projektspezifische Fortschritt stets festgehalten wird und zugänglich ist. Pläne und Entscheidungen werden infolgedessen wesentlich realistischer.

Flexibilität

Straffe Strukturen haben den Nachteil, dass Abweichungen schnell zu Problemen führen.  Eine erfolgreichen Durchführung des Projekts ist demzufolge gefährdet. 

Hierfür ermöglicht Ihnen das Prinzip der Modularität flexibel auf Anforderungen zu reagieren, die den geplanten Projektverlauf beeinflussen.

Weiterentwicklung

Lessons Learned sind essentiell. Bleiben Sie deshalb immer flexibel genug für Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten. Zusätzlich sollten Sie Ihre Sammlung gewonnener Erkenntnisse und Fehler stets aktuell und für alle zugänglich halten. Dadurch werden ähnliche Projekte effektiver und effizienter! 

Kostentransparenz & Kostenbasis

Die Praxis zeigt, dass nur ein erschreckend geringer Anteil über eindeutige Zuordnungen zwischen IT-Leistungen und IT-Verantwortliche verfügt. Aber, fundierte Entscheidungen können viel besser dann getroffen werden, wenn Informationen wie diese transparent sind. Ist dies nicht der Fall wird eine detaillierte Kostenübersicht schwieriger und ist als Grundlage für Entscheidungen ungeeignet .

Zum Beispiel findet jede zweite bis dritte Kostenkalkulation ohne Berücksichtigung der tatsächlichen Herstellungskosten statt. Die Kalkulation interner Verrechnungspreise vieler IT-Leistungen lassen deshalb viel Luft nach oben.

Operative Planung

Leiten Sie die operative Planung von der strategischen Planung ab.

Strategische Ebene 

Auf strategischer Ebene werden Werte und Organisationshilfen bestimmt, die einen langfristigen Planungszeitraum betreffen. Zum Beispiel Unternehmens-Visionen oder  Ziel-Bilder.

Taktische Ebene

Anschließend werden Investitionsthemen und das Ziel-Bild auf taktischer Ebene weiter detailliert. Die Ergebnisse werden folglich in der operativen Planungsebene feiner bestimmt. 

Operative Ebene

Letztendlich besteht eine effektive operative Planung dann aus einem Projekt-Portfolio und der Erstellung eines Fahrplans. Somit schließen Sie Lücken zwischen strategischer und operativer Planung. Dabei sollte zwingend darauf geachtet werden, dass das Leistungs-Portfolio der IT gemeinsam mit den Fachbereichen an die IT-Strategie angepasst wird.

Erfolgreiche Unternehmen schätzen diesen Faktor als ausgesprochen relevant für den Gesamterfolg der IT ein.

Berichterstattung über Projektstand

Die Berichterstellung stellt sich oft als mühselig und zeitaufwendig dar. Folglich wird ihr in der Praxis häufig nur eine geringe Gewichtung zugedacht. Jedoch ermöglicht eine regelmäßige Berichterstattung Ihnen und Ihrem Team optimale Handlungsmaßnahmen für den anstehenden Projektverlauf. 

Vorteile

Sie erkennen Probleme früher. Ihre Planung lässt sich aufgrund dessen einfacher anpassen. Zusätzlich ist der Projekterfolg weniger in Gefahr. Allen Projektbeteiligten entsteht also ein großer Eigennutzen. Denn Sie steigern Ihren Projekterfolg und sparen später wertvolle Zeit!

Abhängigkeiten & Kapazitäten

Abhängigkeiten und Kapazitäten zwischen Projekten sollten systematisch erfasst und gesteuert werden können. Darunter fallen speziell Mehrfachumsetzungen, Reihenfolge-Probleme und Projektabhängigkeiten. Für eine optimale Umsetzung eignet sich daher ein gut funktionierendes Portfolio-Management. 

Zusammenfassung

Effektivität und Erfolg Ihrer IT-Projekte hängen stark von dem Grad der Transparenz über elementare Daten & Informationen ab. Das liegt zum Großteil natürlich auch in der Hand des upper Managements. Wenn Sie sich aber regelmäßig dafür einsetzen und auf kleinerer Ebene bereits als Vorbild voran gehen, rückt die Leistungssteigerung Ihres Teams und Ihrer Projekte ein paar Schritte näher.

Ihr Feedback hilft uns sehr, uns auf die wichtigen Dinge zu fokussieren!
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