Folge 11
Was dich in der Folge erwartet:
Erfahre...
- ...warum es Philipp taugt über (produktivere) Meetings zu sprechen
- ...welche Kosten unproduktive Meetings verursachen
- ...welche Meetings ganz besonders oft nur Nerven kosten und den Beteiligten Zeit rauben
- ...Anregungen dazu, herauszufinden wann ein Meeting überhaupt das richtige Format ist
- ...warum es ok ist nicht immer alle im Meeting dabei zu haben
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Überblick
Philipp: In dieser dritten Folge der Meeting-Reihe erkläre ich noch mal, warum ich so oft auf die Meeting-Effizienz eingehe.
Meetings sind der absolute Zeitfresser schlechthin.
Das weiß vermutlich fast jeder, aber was das aus der Einstellung und Motivation aller Beteiligten macht, schadet nicht nur der verwendeten Zeit im Meeting.
Es zieht sich über den gesamten Tag der nicht durch Produktivität glänzt.
Wichtig ist für jedes Meeting, dass es ein Ziel besitzt.
Und das OBWOHL der Name „Meeting“ suggerieren könnte, dass es bloß darum geht, sich gemeinsam zu treffen.. was natürlich falsch ist.
Der Sinn eines Meetings, das kein klares Ziel verfolgt muss nicht immer gegeben sein.
Deshalb gebe ich weitere Anregungen dafür, was eventuell ein besseres Medium sein könnte.
Immer alles aus dem Fokus der Produktivität. Aus Produktivität folgt aber auch Freude, Motivation und Leistungsbereitschaft.
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Transkript
So und ich wünsche dir wieder mal einen hervorragenden wunderschönen guten Morgen!
Heute geht es um das Thema Meetings. Also Meeting-Produktivität. Wir hatten ja jetzt schon 2 Meeting-Themen und immer, wenn ich dann aufgehört habe mit der Aufzeichnung, dann denke ich mir >>oh, das und das und das könnte ich ja noch erzählen und dann ist ja noch das, und dann rede ich ja von Vorbereitung, aber wie bereitet man sich dann eigentlich vor?<< Aber das, spoiler spoiler, mache ich dann morgen.
Ich wollte jetzt als erstes noch einmal darauf eingehen, warum es überhaupt so wichtig ist, dass Meetings produktiv sind. Weil ich meine wir sind ja ein Produktivitäts-Podcast, also warum taugt mir das, wenn ich über Meetings spreche? Also warum es mir taugt so viel über Meetings zu sprechen ist, weil Meetings einfach die absoluten Effizienzkiller sind! Und ich möchte, dass du mal in dich gehst und dann mal auf den Kalender guckst, dann schaust welche Meetings diese Woche noch anstehen und dann werd dir mal klar über die Emotionen zu jedem dieser einzelnen Meetings. Bei welchen dieser Meetings sagst du >>ja da habe ich richtig Lust, weil da sind wir kurz vor einer Entscheidung und da wird jetzt was rauskommen<<? Ich geb dir kurz die Zeit...
Ok kannst du natürlich auch später machen, also auf jeden Fall ist es so, dass die Vielzahl der Meetings Zeit und Geld kosten. Wir müssen uns mal ausrechnen was so ein Meeting kostet. Ich bin, ich hab mal, die letzten Male immer von acht Personen-Meetings gesprochen. Ich glaube ich bleibe einfach mal dabei, weil die Zahl ganz gut ist, wenn wir sagen so ein Meeting dauert nur eine Stunde, sind quasi kumuliert gleich acht Stunden und das macht einfach mal einen ganzen Arbeitstag aus. Und jetzt schaut mal in euern Terminkalender: wie viele solcher Meetings habt ihr denn pro Tag und wie viele andere Leute sind auch dabei? Wahrscheinlich sind die wenigsten Meetings unter acht Personen oder unter fünf Personen und schon verbrennt da die Zeit und da die Zeit und da die Zeit.
Wenn ich von verbrennen spreche, meine ich natürlich, dann hört sich das eher negativ an. Aber ich will auch gar nicht sagen, dass man sich nicht meeten soll, weil Meetings natürlich absolut wichtig sind. Aber nicht für jeden Anlass und nicht für jeden Zweck! Also man kann quasi effektiv entscheiden für was man jetzt ein Meeting macht. Ich meine das ist ja wie wenn ich meinen Hund an der Leine halten will, dann überlege ich mir >>kaufe ich mir eine Leine oder einen Stock oder sonst irgendwas<<. Und genauso ist es, das Ding ist wenn ich jetzt eine kurze Entscheidung mit einer Person treffen will, dann könnte ich die Person anrufen, könnte ich eine Mail schreiben, noch zwei mal hinterher fassen oder ich könnte ein Meeting einberufen mit drei weiteren. Und so ist es zum Beispiel bei diesen regelmäßigen Status-Meetings. Haha, ich weiß da kriege ich jetzt gleich ganz viel Hass wahrscheinlich, aber wegen regelmäßigen Statusmeetings da sind dann auch viele einfach dabei, einfach nur damit sie dabei sind. Was auch Sinn machen kann, weil hier die Informationen der Abteilung, des Teams und so weiter mal geteilt werden, was aber keinen Sinn macht, wenn keiner zuhört.
Und um die Ziele einfach mal weiter zu bringen könnte so ein Abteilungsmeeting auch per e-Mail Report zum Beispiel stattfinden. Jetzt sagt dann bestimmt der ein oder andere >>ja aber dann werden die ja nicht gelesen<< - Ja und? Im Meeting hören sie ja auch nicht zu. Aber vielleicht ist dann ja auch die Frage, wie man mit diesen Personen dann umgehen kann, weil ich weiß nicht, aber irgendjemand bezahlt ja deren Gehalt und wenn man ihnen e-Mails schickt, die sie beachten sollten, könnte man ja auch erwarten, dass das für das Geld was ihnen bezahlt wird, auch gemacht wird. Aber ich weiß schon, könnte man erwarten in einer idealen Welt - so ist es aber nicht.
Jedenfalls ist es viel zu oft so, das Meeting einfach so wörtlich genommen wird, das heißt treffen wir uns doch mal und dann habe ich noch den kleinen Kaffeeklatsch dabei und so weiter.
Und die Leute, die aber jetzt eigentlich wirklich zielorientiert sind und die produktiv arbeiten wollen, wissen schon, wenn sie zu dem Meeting zusagen, sie müssen vielleicht dabei sein weil sie in eine Modulkenntnis oder sowas haben, aber sie wissen auch wenn jetzt noch genau die zwei Personen A und B da drin sind, dann geht dieses Meeting erst mal eine halbe Stunde lang um sowas wie >>wie böse ist die Welt ist<< oder wie >>wie FC Bayern gespielt hat<< oder sonst irgendwas.
Muss ja nicht alles negativ sein aber es bringt vielleicht den Kontext oder das Ziel des Meetings nicht nach vorn. Deswegen, und das habe ich im ersten Podcast der Meeting-Serie schon gesagt, ist es so wichtig dass im Vorfeld dieses Ziel definiert wird. Und das Ziel ist eben nicht >>wir treffen uns mal und setzten uns zusammen<<, sondern das Ziel eines jeden produktiven Meetings sollte sein, dass am Ende eine Entscheidung steht und ein Beschluss, das jetzt gemeinsam anzugehen.
Und wenn ich im Vorfeld bei der Planung dieses Meetings noch gar nicht weiß welche Entscheidungen denn anfallen oder getroffen werden sollen, dann mags dafür bestimmt Gründe geben zum Teil. Aber es bietet sich an, mal darüber nachzudenken, ob es überhaupt das richtige Medium ist, also ob ich wirklich ein Meeting einrahmen soll dafür. Weil genau wenn ich mir diese Fragen stelle, komme ich nämlich auch dahinter, wer denn tatsächlich die wichtigen Personen sind, die dafür in dem Meeting teilnehmen sollen und dann lade ich vielleicht nicht noch den Hinz und Kunz ein, weil der sich sonst vielleicht ausgeschlossen fühlt oder so. Ich bin mir sicher die meisten die keine Lust auf das Meeting haben, die finden das gar nicht so schlimm, wenn sie dann nicht eingeladen werden, weil ich mein es zieht halt einfach die Gesamtperformance vom Team runter, wenn ich Dinge tue auf die ich keine Lust hab, wenn ich Dinge tue wo ich mich nicht zuständig fühle, wo ich einfach nur zuhören soll, wo ich mich nicht einbringen soll.
Und natürlich passen mir dann Gespräche über Fußball ganz klar in den Kram oder über irgendwas anderes. Ich habe nichts gegen Fußball, das ist jetzt einfach nur ein Thema was man halt als Smalltalk dann gerne aufgreifen könnte, es kann ja auch das Wetter sein oder wie auch immer.
Aber wenn eben die Leute nicht committed sind jetzt eine Entscheidung zu treffen, weil sie sich einfach mit diesem Thema noch gar nicht, ja weil sie da viel zu wenig Berührungspunkte einfach haben, dann wird dieses Meeting möglicherweise nicht so produktiv sein, wie es könnte. Und der Organisator steht am Ende da und denkt sich >>Shit, ich habe eigentlich schon wieder dieses Ergebnis nicht erreicht<< Wenn das genau das Ziel war kein Ergebnis zu erreichen, dann war alles richtig.
Also in diesem Sinne - morgen geht es um die Vorbereitung, um die richtige Vorbereitung eines Meetings. Wen das interessiert über den freue ich mich morgen als Hörer!
Bis morgen, viele Grüße - Ciao