Folge 12
Was dich in der Folge erwartet:
Erfahre...
- ...auf was es als Moderator bei der Vorbereitung von Meetings ankommt
- ...wie man mit Teilnehmern umgeht, die dennoch zu spät und/oder unvorbereitet kommen
- ...wie man die Teilnehmer dazu bringt, sich auf die Meetings vorzubereiten
- ...welchen Trick wir anwenden können, damit die Zeit nicht überschritten wird
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Überblick
Philipp: Ein fehlender GAP in meiner Meeting „Triologie“ ist eine konkrete Anleitung, wie ein Meeting vorbereitet werden soll, damit es produktiv ist.
Nachdem fest steht, DASS eine Besprechung das richtige Medium für die Lösung meines „Problems“ ist, kann ich auf Basis des Ziels den richtigen Teilnehmerkreis festlegen.
Durch diese Art der Selektion bestimmt sich auch für jeden Teilnehmer eine gewisse Rolle. Also der Grund, warum dieser am Meeting teilnehmen soll.
Aus diesem Grund lässt sich für ihn ableiten, was er im Meeting einbringen soll. Wenn er das weiß, ist das schon ein guter Teil Vorbereitung für ein effektives Meeting.
Ich gehe noch auf einige Fallstricke zwischen den Personen ein und erkläre, wie der Inhalt so strukturiert werden kann, dass ein produktives Ergebnis erwartet werden kann.
Auch wenn wir Teilnehmer haben, die unbelehrbar sind und sich trotz mehrfachen Informationen nicht auf das Meeting vorbereiten.
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Transkript
Einen wunderschönen guten Morgen!
Heute geht es um das Thema Meetings. Für alle. die meine letzte Folge gehört haben, wissen es geht um Meetings und die unglaubliche, naja ok das ist jetzt zu weit vorgegriffen, es geht um die Vorbereitung der Meetings.
So wir haben in den letzten Episoden gelernt, dass Meetings die absolut krassesten Zeitfresser sind und ich habe ganz viele Facetten bisher beleuchtet, warum das so ist, wie man das anders machen kann und so weiter. Und jetzt fehlt noch dieser White Spot, wie man sich richtig auf ein Meeting vorbereitet, und zwar: also, was heißt richtig? Mit richtig vorbereiten meine ich, wie bereitet man sich so vor, dass dieses Meeting produktiv ist und das heißt es verbraucht nicht so viel bzw. es nimmt nicht so viel Zeit in Anspruch, und es kommt sogar am Ende noch ein Ergebnis raus.
Also was wir im letzten Podcast gelernt haben ist, dass wir erstmal herausfinden müssen, ob diese Besprechung überhaupt nötig ist. Das heißt, um zu diesem Ziel zu kommen das wir haben, ob die Besprechung dafür das richtige Medium ist. Das setzt natürlich voraus, dass wir das Ziel kennen. Das klingt so banal, aber es ist einfach so, man sollte ein Ziel haben, weil abhängig von diesem Ziel können dann nämlich, und so rum muss es passieren, die richtigen Teilnehmer bestimmt werden. Es macht nämlich keinen Sinn, einfach nur sein ganzes Team einzuladen weil man das halt so macht! Sondern wir haben ein Ziel das gelöst werden muss oder ein Problem das abgestimmt werden muss, wo eben mehrere Personen am Tisch sein müssen und dann erschließt sich wer der korrekte Teilnehmerkreis ist.
So jetzt habe ich dann diese einzelnen Personen aufgelistet, die unbedingt in diesem Meeting dabei sein sollen und dann kann ich neben diese Person noch dazuschreiben warum ich sie aufgelistet hab. Also mein Hauptgrund: warum denke ich, dass diese Person dabei sein sollte? Das führt dann dazu, dass ich diese Personen auch im Vorfeld darüber informieren kann, damit ich eben meine Erwartungshaltung auch kundtun kann. Also was erwarte ich von der Person, die soll sich doch am besten dann darauf vorbereiten. Wichtig ist es noch, wenn es irgendwie möglich ist, wenn ich schon im Vorfeld weiß 'hm Person A kann nicht so gut mit Person B, dass ich vielleicht das Meeting dann so strukturiere, dass die nicht unbedingt im gleichen Raum sein müssen". Es gibt natürlich auch Situation, da kann das nicht verhindert werden. Dann ist es halt einfach so, dann muss man das professionell sehen und kann man sich vielleicht dann ein paar Gedanken zurecht setzen, wie wie man mit diesen potenziellen Streitpunkten umgeht. Auf jeden Fall ist da sehr viel Potenzial drin, Dinge zu verbessern, wenn sich Leute nicht gut riechen können.
Als nächstes muss ich für die Vorbereitung eine kleine Agenda zur Verfügung stellen. Also das heißt, ob das jetzt in PowerPoint ist oder man da einfach die Meeting-Einladung nochmal nimmt, das bleibt jedem selbst überlassen, das kommt natürlich auch auf die Komplexität des Themas an, aber dennoch ich habe ein Ziel und dann kann ich eine kurze Agenda mit Zeitplan vorgeben, weil ich weiß welche Teilnehmer drin sind, ich weiß welche Themen es sind und dann kann ich das mal kurz strukturieren. Dann sag ich >>ja, wir fangen damit an, das dauert fünf Minuten dann spricht Person A, dauert drei Minuten, und danach kommt Person B, dauert fünf Minuten, danach ist eine kurze Diskussionsrunde über Thema Abc, was wir gerade gehört haben, danach XY und dann beschließen wird zehn Minuten<< Zum Beispiel, dann ist es ganz gut runter gebrochen.
Dieser Zeitplan muss, das ist natürlich eine Schätzung ist schon klar, also das, das wird sich nicht immer einhalten lassen, aber dass, halt wie ich in ein paar Podcasts zuvor gesagt habe, es ganz wichtig ist, dass man einen Timer mitlaufen lässt. Am besten unseren Fokus-Timer, der sogar ein bisschen schneller läuft, damit dass Parkinson'sche Prinzip ein bisschen ausgenutzt wird. However, die Teilnehmer sollten irgendwie dazu animiert werden, dass sie am besten schon mit Lösungen in dieses Meeting kommen oder mit fundierten Fragen. Lösungen oder Fragen also wenn einfach das Thema zu komplex ist, dass man noch keine Lösung erarbeiten kann, dann wollen wir zumindest nicht gemeinsam erarbeiten was denn alles fehlt, damit die Leute verstehen, um was es geht, wenn es irgendwie geht. Sondern sie sollen dann gleich wissen, 'das' fehlt ihnen um mehr zu wissen, 'das' fehlt ihnen, also sollen sie genau diese Fragen mitbringen. Und das sollte in der Einladung wirklich präzise kommuniziert werden. Je nachdem was die Teilnehmer für 'Muffel' sind, muss man sich halt überlegen, schickt man vor der Einladung dann auch noch mal einen weiteren Reminder oder wie geht man es an? Es wird auch immer die Personen geben, da könnt ihr so viele Reminder schreiben wie ihr wollt, und da könnt ihr euch so viel Mühe machen wie ihr wollt in der Beschreibung des Meetings, die Person wird einfach zu spät kommen und sie wird unvorbereitet sein. Das gibt's leider. Vielleicht schickt ihr denen dann die Einladung bissl früher also individuell für die, könnte man mal probieren.
Jetzt habe ich den Faden verloren was ich mit denen machen, ah ja genau: und in solchen Härtefällen ist es dann ganz gut, wenn ihr zu Beginn des Meetings vielleicht zwei bis drei Minuten gut über eure Agenda noch Mal referiert, damit sich auch der, der sich noch keine Gedanken gemacht hat, sich einfach noch mal dort einfindet, der weiß dann, dann ist ihm auch wirklich bewusst >>hallo um dieses Ziel gehts heute. Wir haben Probleme 123 oder eben Agendapunkte 123, darum soll es gehen. 'Das' ist deine Rolle, 'das' ist die Rolle des anderen und dann können die sich zumindest in dieser kurzen Zeit noch darauf einlassen und vielleicht dann doch noch zur Besprechung etwas Positives beisteuern.
Also da würde ich sagen, war es das mit der Vorbereitung.
Ich freue mich wie immer über ganz viele Kommentare, falls ich noch was vergessen haben sollte, dann werde ich das natürlich noch nachholen. Also zu diesem Punkt wünsche ich euch allen noch einen wunderschönen Festtag und verabschiede mich hiermit.