Folge 10
Was dich in der Folge erwartet:
Erfahre...
- ...wie du die Tipps aus der vorherigen Folge tatsächlich in die Tat umsetzen kannst
- ...was sich hinter den Action-Lists verbirgt
- ...wie es klappt Meeting-Teilnehmer kreativer und aktiver werden zu lassen
More...
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Hier kann die Action-Liste als Vorlage heruntergeladen werden 😉 Einfach auf den Button klicken!
Überblick
In meiner Folge "Das Meeting Zeitmonster" habe ich praktische Tipps gegeben, um Meetings zu strukturieren und die Beteiligung der Teilnehmer zu verbessern, um die Resultate zu verbessern. Oder um überhaupt Resultate zu bekommen.
Diese Tipps sind besonders gut, aber funktionieren nicht mit allen Teilnehmern.
Jeder von Euch hat bestimmt den/die ein oder andere(n) vor Augen, der sich als unverbesserlich präsentiert.
Da kann ich so viel Erwartungshaltung in ein meine Einladung formulieren wie ich möchte: Die Rechtfertigung ist: Ich bin nicht dazu gekommen.
UND DESHALB: Sollen 8 weitere Personen warten, und sich Dein Gejammer über Deine persönliche Situation anhören? Wie schlimm es ist keine Zeit zu haben?
Solche Personen denken vielleicht, dass alle anderen in freier Zeit schwimmen.. aber jedenfalls wird die übrige Zeit, die sie haben damit knapper.
-> Alle werden unproduktiver.
In dieser Folge erkläre ich die Kraft von Action-Lists, wie diese solchen Zeitraubern vorbeugen können, und wie diese das Engagement der Teilnehmer verstärken.
Transkript
Einen wunderschönen guten Morgen wieder zusammen!
Wer meine letzte Folge im Bitpuls-Podcast gehört hat, der hat sich vielleicht Gedanken dazu gemacht: es ging um das Thema Meetings, und dass Meetings das böse, fiese Zeitmonster sind. Und ich habe euch einige Strategien vorgestellt oder Tipps, mit denen man dieses Monster ein bisschen Zähmen kann. Und ein Tipp davon war ja, dass man eben die Personen, die teilnehmen, im Vorfeld schon informiert, das eine gewisse Erwartungshaltung auch (ich bin heute noch nicht ganz so fit), dass eine gewisse Erwartungshaltung vorausgesetzt wird oder erwartet wird. Eben, dass die Personen dann vorbereitet ins Meeting kommen und auch gleich was machen. Und sobald sich das jemand mal vorstellt, kommt bestimmt auch gleich der erste Einwand und sagt >>ja, also da fallen mir, zumindest mir fallen da gleich zwei, drei Personen spontan ein, wo ich mir denke, da kann ich so viel Notizen für mein Meeting reinschreiben wie ich möchte, eigentlich muss ich ja froh sein, wenn die nicht zu spät kommen.<<
Und genau bei diesen Reaktionen, >>so, ja ich habe doch gesagt du musst das vorbereiten usw.<< stößt man da bei unterschiedlichen Leuten sicherlich mal auf Granit. Deswegen kann ich mir vorstellen, dass einer, dass der ein oder andere der gestern meinen Beitrag gehört hat, sich gedacht hat: >>das ist ja vielleicht ganz nett, aber das ist ja nicht so, das ist ja doch sehr theoretisch und kann in der Theorie auch funktionieren<<. Und ich habe ja versprochen, in diesem Podcast geht es um die Praxis. Und deshalb will ich auch nur noch mal betonen, es funktioniert auch in der Praxis. Aber natürlich gibt es auch in der Praxis für gute Theorien Probleme. Und einen kleinen Kniff, wie man das auch noch lösen kann, möchte ich jetzt hier zeigen.
Das ist nämlich mit einer Actionliste. Wenn ihr eine Actionliste anführt, die jetzt, also ganz wichtig: LIVE, während des Meetings dabei ist, dann regt das auch noch zugleich die ganze Beteiligung des Meetings an. Also was meine ich damit? Es wird jetzt über irgend ein Thema gesprochen und der nette Kollege von nebenan, der gerade auf seinem Laptop starrt, wird angesprochen, was denn seine Meinung dazu ist, weil seine Meinung ist dafür sehr fundamental, weil er sich damit auskennt.
Und die Antwort ist erstmal >>oh, könnt ihr das bitte noch mal wiederholen<< und dann wiederholt ihr das natürlich noch mal, dann kommt er langsam so in des Ding, so und dann gibt es eine Antwort dazu. >>Ja das hängt natürlich von dem und dem ab.<< So und was bringt jetzt diese Antwort >>das hängt von dem und dem ab<<? Das bringt dieses Meeting schon wieder zu nichts weiter. Ich bin mir ganz sicher, jeder der das hört, der weiß ganz genau was ich meine. So und hier gilt es dann direkt aufzuschreiben und zwar in der richtigen Formulierung: also nicht: Thema xy klären - 'Personenname'. Sondern sowas wie Thema x oder y - anschauen ob die Farbe der Ampel weiß ist. Also wirklich etwas gezieltes betrachten, so wie bei der Ampel-Farbe zum Beispiel. Oder ja >>System-ID so und so hat die und die Version - prüfen<<. Und jetzt kommt das allerwichtigste: ihr schreibt in dieser Liste einen Namen neben dran, wer das machen soll und derjenige sollte in dem Meeting sein und der wird sich jetzt auf einmal sofort daran beteiligen und vielleicht auch gleich noch neues Wissen mit einschmeißen. Sobald die Leute selber etwas tun müssen oder merken, dass sie vor allem in nem größeren Rahmen verantwortlich für ein Thema gemacht werden, sind die auf einmal wieder kreativ.
Und naja und so kann man das mit jedem Thema machen und das kann natürlich ein Flip Chart sein oder man kann auch es gleich im Jira machen oder wenn sowas im Einsatz ist oder eben jedes andere Ticket- und Aufgaben-System kann man nehmen und unter dieser Tätigkeiten rein schreiben und zuordnen und diese Liste kann dann im nächsten Meeting eben wieder überarbeitet werden. Es ist ganz wichtig, dass trotzdem noch transparent zu haben, also nicht dass man jetzt dann aus dem Meeting rausgeht und sagt >>joa, wir treffen uns dann, bis zum nächsten Mal<< sondern diese Liste muss quasi, also liegt entweder auf irgendeinem zentralen Ding im Intranet, sodass jeder der, immer wenn er den Browser auf macht, diese Liste sieht. Es ist bei den wenigsten so, aber das ist jetzt mal n übertriebenes Ding.
Oder man muss halt andere Möglichkeiten finden, wie 'ich schreibe eine mail', das ist, also wenn ich diese Liste gemacht hab, natürlich noch ein Vorteil, dass das gleich eine Art von Protokoll auch ist. Also man spart sich ein bisschen die Nachbereitung des Meetings als Organisator. Und auf jeden Fall kann man ja als Ersatz-Nachbereitung oder als kürzere Nachbereitung diese Actionpunkte noch einmal rumschicken, und dann am besten in Outlook auch gleich noch zwei Erinnerungen versenden, dass die einzelnen Personen immer mal wieder drauf gucken sollen. Und dann kann ja, je nachdem wie oft oder wann halt dieses nächste Meeting ist, dann vielleicht auch noch mal gezielt darauf ansprechen bevor das nächste Meeting ist, wie der Status zu diesen einzelnen Punkten ist. Also gerade wenn es um so ein Jira geht, oder so was, dann kann man ja die Tickets die anliegen im Vorfeld schon mal angucken und mal nach-quengeln und dann, also spätestens dann, muss irgendeine Person was tun. Außer, er sagt einfach es ist keine Kapazität vorhanden. Aber dann ist das ja auch eine Aussage womit man dann vielleicht weiter arbeiten kann. In Form von Eskalation oder es wird dann verschoben aber dann spart man sich halt auch gleich wieder mit acht anderen Leuten die Zeit im Meeting, wenn man im Vorfeld weiß, dass das nicht stattfinden kann.
Also ganz wichtig "Actionliste"! Finde ich gut! Daumen hoch!
Erzählt mir was ihr dazu denkt. Bis dann - ich hoffe euch hat's Spaß gemacht - ja genau bis dahin, ciao.
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