Das Meeting Zeitmonster – Podcast

Folge 9

Was dich in der Folge erwartet:

Erfahre...

• ...welche Kosten unproduktive Meetings verursachen
• ...mit welchen genialen Tipps Meetings zu dem werden, wofür sie ursprünglich da sind
• ...wie du selbst zu einem produktiven Meeting beitragen kannst
• ...den absoluten Killer-Geheim-Tipp, wie das nächste Meeting innerhalb der geplanten Zeit stattfinden kann, inkl. ungeplanten End-Diskussionen

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Überblick

Wer kennt es?

Große Meetings, die Hälfte der Anwesenden ist auf ihr Laptop oder Handy fokussiert, und es dauert länger als geplant.

Natürlich, weil die betroffenen Personen neben Ihrer Tätigkeit am Rechner nicht aufmerksam zuhören. Sobald diese also gefragt sind, muss der Kontext der Frage (inklusive Frage) neu gesteckt werden.

Das führt dazu:

- Dass andere Kollegen in anderen Meetings auf einzelne Personen aus diesem Meeting warten müssen

- Dass der belegte Raum nicht rechtzeitig frei wird, oder hier potentiell Wartezeiten entstehen

- Die Meetingergebnisse nicht besonders produktiv sind, sondern oft in Folgemeetings vertagt werden

Um die Qualität der Meetings zu verbessern fehlt es an Struktur

Anbei einige konkrete Möglichkeiten, Meetings zu verbessern:

- Den Personenkreis des Meetings reduzieren

- Ziel des Meetings im Titel der Besprechung festlegen

- Die Rollenverteilung klar in der Einladung formulieren

- Erwartungshaltung an die teilnehmenden Personen kommunizieren

Fokus Zeit:

Eine mitlaufende Uhr, die entweder:

- Jede festgelegter Redezeit zurückgesetzt wird

- Oder die das gesamte Meeting überdauert

Turbo:

Unser Fokustimer hat ein Feature, dass die dargestellte Zeit schneller läuft.

Das beeinflusst uns unterbewusst (AUCH WENN WIR ES WISSEN), uns an den Zeitplan zu halten - der kürzer geworden ist-.

Eventuelle Meetingverzögerungen oder Nachdiskussionen können damit also noch in der Regelmeetingszeit stattfinden.

Transkript

Hallo guten Morgen wieder miteinander beim Bitpuls Podcast. Mittlerweile habe ich diese diesen Zungenbrecher echt ein bisschen raus 😉

Heute möchte ich über das Meeting-Dilemma sprechen. Also warum Meetings zur Zeitverschwendung werden und da wollte ich euch fragen: wer kennt es nicht der in einem Meeting sitzt und dann gibt es da diese Personen die ihren Laptop mit dabei haben und dann da ihre eMails checken oder arbeiten. Dann gibt es auch die Meetings, da macht es sogar die Hälfte der Personen und ratet mal wie effektiv diese Meetings sind und wie produktiv. Wenn, ich meine wozu führt es dann, wenn die Leute gerade nicht zuhören? Es hat ja mehrere Gründe warum so etwas passieren kann. Die einen sind einfach gelangweilt, weil dieses Thema sie gerade nicht interessiert oder weil der Moderator sich nicht besonders gut vorbereitet hat. Und die anderen, die haben einfach überhaupt keine Lust auf dieses Thema oder haben eben anderes Wichtigeres zu tun, vermeintlich. Und deshalb sind sie halt anwesend und probieren noch ein paar Sachen aufzuschnappen aber sobald sie dann gefragt werden zu irgendwas, was passiert dann: >>eh sorry, könnt ihr die Frage noch mal wiederholen?<< und das führt natürlich dazu, dass dann alles länger dauert. Und dann sind da zehn Leute, kann man sich ja mal hochrechnen was das pro Stunde kostet.

Dann sind da zehn Leute da und dann wird diese Frage noch mal neu gestellt. Und meistens kann's ja nicht nur bei der Frage bleiben die wiederholt wird, sondern der ganze Kontext muss neu aufgerollt werden. Und dann gibt es vielleicht sogar noch einen Zwischenruf von irgendjemand der das davor anders verstanden hat oder wie auch immer. Und schon ist dieses Meeting richtig unproduktiv geworden. Und also und vor allem dauert's länger. Und was hat das dann wieder zur Folge: das heißt, Folgemeetings von unterschiedlichen Personen können nicht eingehalten werden, andere Leute warten auf jemanden. Also weil wenn jetzt da zwei aus diesem Meeting zehn Minuten zu spät kommen, sitzen im nächsten Raum schon wieder weitere acht Leute die warten, weil die zwei Leute die noch fehlen vielleicht wichtig sind. Oder weil das halt einfach gängig ist, oder ist ja auch ganz nett, kann man sich ja nochmal so austauschen. Naja, das schlimmste an allem ist ja, dass am Ende oft dann nicht mal was raus kommt. Also was haben jetzt alles festgestellt: die Aufmerksamkeit drinnen ist nicht besonders gut, das Engagement ist nicht besonders gut, die wichtigen Themen werden öfter behandelt als gewünscht, das Meeting dauert länger, das heißt der Raum ist vielleicht nicht frei, sodass andere Meetings nicht rein können. Die Meetings die danach anstehen für die Leute müssen später beginnen, weil sich das verzögert hat.

Und sowas ist doch richtig teuer! Was könnte man dagegen tun?

Man könnte als erstes mal weniger Leute einladen. Klingt logisch oder? Denn wenn weniger Leute drin sind, kann das Meeting auch schneller gehen. Ist natürlich schwierig, wenn Leute, die Modul-Verantwortung haben oder eben Entscheidungen treffen müssen, einfach dabei sein müssen. Weil sie dabei sein müssen, auch wenn sie keine Lust dazu haben aber das ist halt schwierig. Aber grundsätzlich ist es einfach gut, weniger Leute einzuladen. 

Dann ist es so wichtig, dass einfach konkrete Ziele für ein Ergebnis festgelegt werden und zwar nicht im Meeting sondern zum Zeitpunkt der Einladung! Also warum setzte ich dieses Meeting an? Und das kann formuliert werden! Das kann einfach formuliert werden. Da steht dann in der Einladung: >>pass auf...<< oder vielleicht sogar im Titel des Meetings, also nicht Weekly jourfixe Nr. 1 von Modul xy. Wobei das natürlich auch seine Daseinsberechtigung hat, wollte ich jetzt gar nichts dagegen sagen, aber einfach kein genereller Name für ein Meeting wo ein konkretes Ergebnis rauskommen soll. Sondern da steht dann wirklich drin, >>das Ziel ist bla bla bla bla<< und für die Leute, die daran teilnehmen sollten, möglicherweise auch schon der Grund für ihre gewünschte Teilnahme, also es gibt ja einen gewissen Grund, warum die Leute da teilnehmen, und dieser sollte dort vielleicht auch schon erwähnt werden und jeder Person vielleicht eine kurze Hausaufgabe mitgegeben werden.

Das heißt die Personen müssen vorbereitet auf das Meeting sein. Das führt dann schon auch dazu, dass sie ja dann auch ihren vorbereiteten Teil irgendwann loswerden wollen und dann eben nicht die ganze Zeit am Laptop sitzen. Ja vorausgesetzt sie bereiten sich dann vor. Das kann man dann vielleicht erzwingen, indem man zwei Einladungen macht. Die eine 15 Minuten vor dem echten, die heißt >>Vorbereitung für xy.<< und die andere ist dann >>xy<<. Das wirkt dann natürlich schon ein bisschen wie im Kindergarten, aber das wirkt es an so vielen Stellen, deswegen ist es dann auch nicht mehr schlimm. Aber so ist es dann wenigstens produktiv und effizient.

Es gibt noch so ein paar Kniffe die man ausprobieren kann. Man kann zum Beispiel sagen ja das Meeting das findet im Stehen statt! Dann sind die Leute gar nicht so komfortabel und lümmeln sich nicht so rein, driften nicht so ab. Mei, manchmal braucht man auch einen zweistündigen Workshop, da ist es dann vielleicht nicht mehr ganz so die beste Idee und es gibt natürlich auch Personengruppen, mit denen das dann nicht funktioniert. Aber das ist zumindest mal ein Impuls.

Was erreicht man dadurch, wenn man das jetzt macht. Also das heißt:

Als erstes lege ich ein Ziel für ein Meeting fest und ich vergebe die Rollen. Also ich thematisiere die Rollen die die Personen in diesem Meeting haben. Damit klar ist warum wer dabei ist und was er zu diesem Meeting beizutragen hat. Damit wird das Ganze Meeting einfach strukturierter, vielleicht mache ich das auch noch im Stehen, vielleicht nicht. So und Strukturiertheit ist gut, weil das kann man dann messen und dann tut sich auch der Protokollschreiber irgendwie leichter, wenn es strukturiert ist. So und jetzt kommt dann noch der Boost obendrauf: die Redner bekommen eine Fokus-Zeit. Also wenn, das geht nicht für jedes Meeting, aber für die Meetings wo es recht klar ist, zum Beispiel ein Jourfixe. Die die aus dem agilen kommen, die denken sich jetzt >>aha das ist ja ein alter Hut<<. Aber jede Person sollte vielleicht ihre Message, die sie rüberbringen will, in einer gewissen Zeit schaffen. Je nach Meeting kann es zwischen zwei und zehn Minuten variieren, aber damit bekommt man auf jeden Fall einen unmittelbaren Drive rein.

Und jetzt kommt noch der abgefahrene Geheimtipp daraus: dieser Fokus-Timer, der sollte natürlich sichtbar sein, sodass die Person die spricht, auch sieht ob sie noch in der Zeit ist.

Und wir haben jetzt so etwas gebaut, dass unseren Fokus-Timer ein bisschen schneller laufen lässt. Ist ein psychologischer Trick und klingt auch total hirnrissig, aber funktioniert einfach geil. Wenn diese Zeit, die jetzt auf zwei Minuten eingestellt ist, einfach schon in einer Minute und 45 Sekunden vorbei ist. Das fällt einfach Niemanden auf, weil die Zeiten also die Sekunden merkt der menschliche Geist einfach nicht, dass das jetzt keine Sekunde war, sondern ein Bruchteil, also ein bisschen weniger als eine Sekunde.

Wozu führt das?

Das am Ende des Meetings, bzw. dass zumindest das Plan-Meeting früher fertig ist, obwohl der Zeitraum länger geblockt ist. Das heißt, wenn es hier Verzögerungen gab, dann können diese weiteren Diskussionen, die jetzt nicht eingeplant waren, teilweise sogar noch in der eingeplanten Meetingzeit gemacht werden.

Und ja und das ist geil! Also bitte bitte probiert es aus und sagt mir, wie ihr diese Anregungen findet und dann hören wir uns bald wieder, ciao!