Produktiveres Risikomanagement für IT Projekte

Sie wollen endlich mit dem coolen, neuen Projekt starten und keine Zeit verlieren. Da sind Themen wie Risikomanagement oder Qualitätssicherung oftmals ein Dorn im Auge. 

Aber ein Projekt erfolgreich zu starten bedeutet nunmal sich im Vorfeld einen Panoramablick zu verschaffen. Andernfalls wird das Projekt von weniger Spaß und Erfolg gekrönt sein. 

Nehmen Sie sich daher zumindest folgende 5 Schritte für Ihr Risikomanagement zu Herzen. Gegeben dem Fall, Sie arbeiten bereits mit bitpuls, schauen Sie doch einmal nach, welches Risikomanagement für ein vorheriges, abgeschlossenes Projekt betrieben wurde und wie erfolgreich es war. Tun Sie das bei ähnlichen vergangenen Projekten. Das ermöglicht Ihnen eine stärkere Aussagekraft welche Maßnahmen sich bewährten und welche nicht.

Und dann folgen Sie diesen Schritten... (Der letzte ist der wichtigste, funktioniert aber erst, wenn Sie alle anderen Schritte vorher bereits gegangen sind)

Beantworten Sie sich zunächst folgende Fragen. Danach befragen Sie auch Ihre Spezialisten. 

• Was kann in diesem Projekt passieren?
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• Welche Gefahren gibt es?
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• Gab es solche oder ähnliche Probleme bereits in vergangenen Projekten? (Wenn ja: Wo? Wann? --> Austausch von Erfahrungswerten)

Tipp: Befragen Sie Ihre Kollegen unabhängig voneinander. Zwar klingt dies im ersten Moment nach einer zeitintensiven Maßnahme. Im Vergleich zu Stakeholder- oder Brainstorming-Meetings erweist sie sich jedoch als die effizientere Arbeitsweise.

Wenn Sie sich unsicher fühlen, dann machen Sie eine SWOT-Analyse oder gehen Sie nach der Pre-Mortem Methode vor. 

Um zwei Fliegen mit einer Klappe zu schlagen, markieren oder bündeln Sie die Risiken, die die gleiche Ursache oder Quelle haben. Das hilft Ihnen beispielsweise bei der Entscheidung über Maßnahmen zur Risikominimierung.

Und lassen Sie nichts aus den Augen: Risiken und Lösungsstrategien in einer Liste oder einem Tool festhalten! Dokumentieren  (Tracken) und reviewen!

Fragen Sie sich zunächst:

• Mit welcher Wahrscheinlichkeit tritt das Risiko XY ein?
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• Welcher Schaden entsteht, wenn XY eintritt?

Bewerten Sie die einzelnen Risiken. Priorisieren Sie sie nach dem Ausmaß ihrer Auswirkungen und analysieren Sie die größten Risiken im Detail. Folgende Methoden sind dafür bekannt:

Monte-Carlo-Simulation: Simulation zur Bestimmung der Gesamtrisiko-Position eines Projekts. Diese schafft Transparenz und verspricht Planungssicherheit. Das Ganze basiert auf Wahrscheinlichkeitsrechnungen. Vorteil: Eine große, repräsentative Anzahl möglicher risikobedingter Zukunftsszenarien kann berechnet und analysiert werden.

Schmetterlings-Diagramm: Objektive und klare Identifikation der Risiken, die die größte Auswirkung haben.  Vorteil: Der Fokus liegt auf dem Wichtigsten.

Entscheidungsbäume: Darstellung von Entscheidungsregeln. Ein Baumdiagramm besteht aus hierarchisch aufeinanderfolgenden Entscheidungen.  Vorteil: Abbilden komplexer Risikomodelle und einfach zu interpretieren.

Anschließend leiten Sie bereits einen strategischen Plan aus den Ergebnissen ab.

Versuchen Sie finanzielle Verluste möglichst immer im Blick zu halten. Für eine Berechnung der Höhe des möglichen Verlustes, probieren Sie folgendes: Notieren Sie die Wahrscheinlichkeit mit der das Risiko XY eintritt. Diese Zahl multiplizieren Sie dann mit der zu erwartenden finanziellen Auswirkung. Je größer das Ergebnis, desto höher der finanzielle Verlust bei Risikoeintritt.

Die richtige Strategie bedarf passender Maßnahmen. Hierfür ist es wichtig, zuvor die möglichen Risiken und die aktuelle Situation analysiert zu haben. Daraus leiten Sie passende Maßnahmen mit Zuhilfenahme folgender Fragen ab.

• Welche Risiken können und wollen Sie verhindern? 
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• Bei welchem Risiko reicht es aus, es lediglich zu reduzieren?
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• Gibt es übertragbare Risiken, denen sie durch eine Zusammenarbeit mit einer dritten Partei begegnen können? 
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• Welche Risiken können Sie akzeptieren, falls sie eintreten sollten? 
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• Für welche Risiken sollten finanzielle Rücklagen gebildet werden?

Anschließend verpacken Sie die Antworten zu vorherigen Fragen in „Arbeitspakete“. Damit verpassen Sie der Risikominimierung genaue Aktivitäten und gewährleisten so, die Beachtung der Risiken.

Legen Sie bereits jetzt schon zusätzlich fest, welche Maßnahmen Sie nach aktuellem Wissensstand einsetzen würden, um Schäden eingetroffener Risiken zu reduzieren.

Risiken und deren Eintrittswahrscheinlichkeiten ändern sich während des Projektverlaufs. Aus diesem Grund sind Sie bestens beraten Ihr Risikomanagement in einem regelmäßigen Zeitintervall sorgfältig nach zu halten. Denn nur mit Vorbereitung sind Sie in der Lage bestmöglich zu reagieren. 

Kurz gesagt heißt das, dass die Dokumentation, Prüfung und das Reporting Ihres Risikomanagements nicht erst nach Projektende geschehen sollte. 

Im Gegensatz dazu macht jedoch unbedingt eine Reflexion der zuvor definierten Maßnahmen nach Projektende Sinn. 

• Welche Risiken konnten verhindert oder minimiert werden? 
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• Welche Maßnahmen waren erfolglos und weshalb?
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• Welche Risiken haben sich im Laufe des Projekts verändert?

Die Ergebnisse halten Sie schriftlich fest. Somit geht das wertvolle Wissen nicht verloren. Greifen Sie also in Zukunft darauf zurück.

Lassen Sie alle an Ihren Erfahrungen teilhaben. Schließlich kommt es letztendlich Ihnen und Ihrem Team zu Gute!